Projektia monona ja stereona

Suksi ei luista ja tuntuu sekavalta. Ovatko välineet vanhat eikä viesti kulje? Onko projektiryhmä eksynyt eri laduille? Näitä pohdiskelin projektin ensi metreillä. Työpaikallani on alkamassa talous- ja henkilöstöhallinnon projekti, jossa muuttuvat toimintatavat ja tietojärjestelmä. Projekti kuuluu suurempaan hankekokonaisuuteen, joten sitä hallinnoidaan talon ulkopuolelta.

Viestinnän kehittämistehtävän alussa aioin tehdä viestinnällisen uroteon ja kehittää projektille kerralla digiviestinnän kanavat kuntoon. Rookie. Intoa puhkuen haastattelin päättäjiä projektipäälliköstä viestintäjohtajaan. Onneksi tavoitteeni olivat realiset ja lopputuotokseksi oli määritelty ”vain” valmis viestintäsuunnitelma. Alustava versio on nyt kommenttikierroksella ja tässä sattumuksia matkan varrelta. 

Älä lankea valmisteluvaiheen ansaan 

Itse hiihdimme suoraan tähän sudenkuoppaan, koska projekti virallisesti alkaa vasta vuoden vaihteessa. Ei olisi pitänyt. Kahdessa kuukaudessa ryhmälle tuli 400 tuntia työtä pelkästään koulutuksista ja kokouksista. Huomasimme nopeasti, että myös tämä vaihe pitää projektoida, mutta vahinko oli jo tapahtunut. 

Menetimme tilaisuuden projektin kunnolliseen lanseeraukseen ennen sisäisten roolien ja vastuiden jakoa. Jouduimme arvioimaan budjetin ja resurssit ennen projektisuunnitelman tekoa, puhumattakaan viestintäsuunnitelmasta. Olemme viestineet kuka mitenkin, mutta emme sovitusti. Jos siis kuulet, että projektissasi on valmisteluvaihe, niin aloita projektisi heti, muuten olet myöhässä. 

Älä kerro kaikkea sähköpostissa 

Viestintä on tärkeää, mutta kaikkea tietoa ei saa jakaa sähköpostissa. Ulkopuolelta tuleva tietotulva peittosi meidät. Totesin viidennen samankaltaisen ja -näköisen infopaketin jälkeen, että viestejä ei enää lueta tarkasti. Hankeviestintä piti saada kuriin. Projektiryhmän sisäistä viestintää varten tutkin ryhmälle SharePoint-sivujen käyttöönottoa, mutta koska hankkeella on jo sellaiset, tuplatallennuksessa ei ole järkeä.  

Koordinoimme sisäisen tiedonkulun projektipäällikön ja yhteyshenkilön kautta dokumentoitavaksi tai käsiteltäväksi projektipalaverissa. Tavoitteena on, että henkilökohtaista sähköpostia lähetetään valikoidusti vain silloin, kun edellytetään toimenpiteitä. Muu tieto käsitellään yhdessä. 

Loppukäyttäjien muutosviestintä 

Sisäisen viestinnän organisoituessa kartoitin loppukäyttäjäviestintää varten käyttäjien toiveita viestintäkanavista. Toiveet jäivät vähäisiksi. Jokainen mainitsi kanavana myös sähköpostin, mutta jätin sen huomioimatta. Viestintävälineiksi valikoitui perinteinen intra, jonne perustetaan projektille oma sivu. Haaveeni interaktiivisesta keskustelupalstasta ei saanut kannatusta. En kuitenkaan luovuta. Viestintäosastolta sain tietoa intran alustan vaihtumisesta ensi vuonna. Projektin interaktiivinen keskustelupalsta olisi uudella alustalla mahdollinen, joten sen lobbausta täytyy jatkaa. 

Muutosviestinnän toimenpiteinä toteutetaan taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon miniblogi. Alussa yritän koota projektiryhmästä kevyen kuvallisen esittelyn, että työmme saa kasvot. Myöhemmin alkaa intrassa tietovisatyyppinen viikkokysymys, johon liittyy arvonta. Oikeat vastaukset julkaistaan aina seuraavalla viikolla. Blogin ja visan on tarkoitus toimia muutosviestinnän kanavina ja herätellä keskustelua. Muutosagentti- ja käyttäjäkoulutuksia ei vielä suunniteltu, mutta ovat listalla.  

Sukset samaan suuntaan 

Tavoitteena ollut viestintäsuunnitelma ei ehtinyt tähän valmistua, mutta valmistuu ennen projektin virallista alkua ja liitetään osaksi muutossuunnitelmaa. Projektityö ja digiviestinnän kehittäminen lähti osin hiukan hidastellen liikkeelle. Yhteinen latu alkaa kuitenkin hahmottua. Uskon vakaasti, että kaikkien alkuvaikeuksien jälkeen projektimme laskettelee vuoden kuluttua onnistuneesti maaliin.

Profile picture for user Katri Trebs
Projekti
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Mielenkiintoisen kuuloinen projekti ja varmasti haastava.

Ideasi muutosviestintään kuulostavat hyviltä ja monipuolisilta. Sähköposteja tosiaan tulee niin paljon, että tärkeitäkin viestejä jää helposti lukematta. Varsinkin näin viikon loman jälkeen tuntuu työläältä kahlata läpi sähköpostilaatikkoa.

Interaktiivinen keskustelupalsta kuulostaa oikein hyvältä tavalta viestiä. Myös intrassa pidettävä viikottainen tietovisa varmasti lisää intoa lukea tulevista muutoksista.

Tsemppiä viestintäsuunnitelman tekoon!

T. Mari
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:16
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Pidin kovasti suksivertauksistasi, sillä ne tuntuivat niin tutuilta. Projekteissa suksitaan usein eri latuja, mutta onneksi teidän projektissanne eivät ainakaan sukset ole vielä menneet ristiin. Silloin selvitään hieman vähemmällä.

Onneksi olette jo myös tiedostaneet solmukohdat ja ymmärtäneet, että tietotulva on oikeastí ongelma. Sähköposti ei ole oikea viestintäkanava, sillä niin kuin totesit, samankaltainen infopaketti useampaan kertaan vastaanotettuna kärsii inflaation ja kukaan ei enää jaksa lukea sitä.

Interaktiivinen keskustelupalsta ja tietovisatyyppinen arvonnallinen viikkokysymys ovat hyviä ideoita ja niiden lobbaamista kannattaa tosiaan jatkaa. Olen varma, että osallistamalla organisaationne henkilöstöä, saadaan muutosvastarinta vähenemään ja uudet toimintatavat ujutettua helpommin ihmisten tietoisuuteen. Samalla järjestelmään liittyvät mahdolliset ongelmat ja muutostarpeet saadaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa kartoitettua.

Paljon onnea projektillenne!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:17
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei Katri!

Projektisi aiheen tuntien täytyy todeta, että olette olleet todella hyvissä ajoin liikkeellä. Hyvä niin!

Viestinnän osalta on hyvä pitää tuntosarvet jatkuvasti pystyssä, sillä projektin käynnistymisen jälkeen - varsinkin jälkimmäisellä puoliskolla - muutos ja sen seuraukset alkavat konkretisoitua. Samalla saattaa ilmetä tarvetta uusille viestintätavoille tai -kanaville. Mieleeni tuli pari vinkkiä jatkoa varten:

1. Onhan (muutosjohtamisen alaprojektiin) nimetty viestintäyksikön edustaja (sisäinen tiedottaja)? Hänen on hyvä olla mukana heti alusta, jotta hän tietää, missä mennään ja mistä on kyse.

2. Kaikkea ei onneksi tarvitse keksiä itse. Kannattaa hyödyntää hyviä (kollega)verkostoja aikaisemmista projekteista. Benchmarkkaus kunniaan!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:17