Pakolla intraan?

Intranet

Mitä, mihin hittoon kaikki mun nettisivut ovat hävinneet? Tällainen kysymys raikui toimistomme käytävillä, kun it-asiantuntijamme oli vaihtanut kaikille nettiin kirjautumissivuksi pakotetusti konsernimme intrasivuston.

Toimiiko pakotus?

Olimme pienemmällä porukalla hallinnossa jo pidemmän aikaa miettineet, miten saisimme henkilökuntamme aktivoitua käyttämään konsernin omia intrasivuja. Intraan on suurella vaivalla kerätty kaikki henkilökuntaa koskevat tiedot ja konsernipolitiikat, mutta näitä tietoja suurin osa porukasta ei osaa tai halua käyttää.

Jo jonkun aikaa on intrassa ilmestynyt kuukausittain konsernin henkilöstölehti. Tähän on kerätty kuukauden henkilöstöuutiset sekä neljännesvuosittain tiedotettavat koko konsernia koskevat johdon antamat tuloskatsaukset. Lisäksi lehdessä ilmoitetaan muun muassa henkilökuntaetujen ajankohtaisuudesta ja tilaamisesta.

Päätimme siis ratkaista haasteen ja keksiä tavan houkutella ihmiset intraan. Ajattelimme, että helpoin ja nopein keino olisi tehdä intrasta pakotetusti kaikkien aloitussivu. Tosin heti ensimmäisenä kokeilupäivänä huomasimme, että tällä tavoin ei kehitystä saada aikaan – päin vastoin!

Mikä avuksi?

Istuimme taas porukalla alas ja mietimme, mitä ihmettä tehdä ja mikä tieto olisi sellaista, millä henkilökunta saadaan aktivoitua käyttämään intraa. Intran sisältö on tällä hetkellä kovin ”politiikkapainotteinen” ja uskomme, että tähän on saatava muutos. Intrasta tulisi löytyä jotain muutakin kuin sääntöjä. Jotain, minkä vuoksi sinne kirjauduttaisiin säännöllisesti ja vapaaehtoisesti.

Sisällön tulisi olla siis mielenkiintoista. Mitä muuta? Tiedon tulisi olla helposti löydettävissä. Näitä asioita pyöriteltyämme päätimmekin ottaa selvää, mitä mahdollisuuksia on kehittää intran teknisiä ominaisuuksia. Huomasimme, että olemassa oleva hakutoiminto voisi toimia monipuolisemmin ja tietoja voisi jäsennellä paremmin. Tarvitsemme it-tukea!

Käyttäjät mukaan ideoimaan!

No, mistä sitten pitäisi kirjoittaa? Päätimme tehdä käytäväkyselyn ja selvittää, mistä asioista intrassa toivotaan tiedotettavan ja tunnetaanko henkilöstölehteä. Samassa kyselyssä selviää myös se, osataanko intraa käyttää ja tiedetäänkö sen ominaisuuksista, kuten esimerkiksi siitä, että jokainen voi kommentoida intrassa olevia kirjoituksia.
Palataan asiaan, kun tuloksia on saatu!

Profile picture for user Kirsi Vetoniemi
Projekti

Join Intra!

Projektin tavoitteena on lisätä Captol-konsernin intran käyttöä huomattavasti. Projektissa ovat mukana  konsernin henkilöstökoordinaattori, markkinointipäällikkö, it-asiantuntija sekä minä projektin vetäjänä.
Aktivointiin liittyvien toimien lisäksi tulemme kehittämään sivuston sisältöä ja teknisiä ominaisuuksia. Projektiryhmän mielipiteiden lisäksi teemme henkilökunnalle kyselyn, jonka tulokset otetaan huomioon intran kehittämisessä.

  • intran käyttö aktiivisemmaksi johdon ja muun henkilöstön keskuudessa
  •  henkilöstöä kiinnostavan tiedon lisääminen intraan
  •  tiedon parempi löydettävyys
  •  ”kirpputorin” luominen sivustolle
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Eikö ole hyvä, että ihmisillä on parempaa tekemistä töissä kuin intran lukeminen :) Teidän pitää tosiaan saada sinne sellaista tietoa, jota ihmiset oikeasti tarvitsevat ja voivat hyödyntää omassa arjessa ja työssä. Kysely on hyvä tapa selvittää se. Jos intraa ei käytetä, niin eihän sitä kannata ylläpitää ollenkaan. Avomies taitaa lukea intraviidakosta yleensä vain kirpputorin ja vapaat työpaikat lämpimämmissä maissa. Itse olen käyttänyt intraa vanhassa työpaikassa lähinnä yhteystietojen ja myyntiin liittyvien nippelitietojen hakemiseen.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:39
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Juuri näin! Saapa nähdä mitä kysely tuo tullessaan :) On todella mielenkiintoista kuulla ihmisten intra tarpeista niin omassa organisaatiossamme kuin muidenkin yritysten sisällä.

Käytössömme oleva intra on hyvin simppeli, vähän Facebookmainen ja yksinkertainen käyttää. Isoissa kansainvälisissä organisaatioissa työskennellessäni olen päässyt tutustumaan myös todella laajoihin intraviidakkoihin, jollaiseen komentissasikin viittasit. Mikä lie sitten paras? Pieni, yksinkertainen ja "perustiedot omaava" vai iso, laaja ja "kaikenkattava"?
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:39
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Käyttäjäkyselyn tekeminen on ehdottomasti hyvä ajatus. Itse asiassa se tuli mieleeni heti, kun aloin blogiasi lukea - ja sehän oli sitten toteutettukin.

Meillä Intra toimii ainoastaan siitä syystä, että kaikki ajankohtainen tieto laitetaan sinne, eikä kaikkia koskevaa informaatiota enää lähetellä sen lisäksi sähköpostitse. Pakotusta tämäkin tietyllä tavalla, mutta jollainlailla informaatio- ja sähköpostitulvaa on pakko yrittää hallita.

Meillä toimii myös aika hyvin keskustelualusta joka on Intran sisällä. Sinne laitetaan aina ajankohtaisista asioista ja tapahtumista uusi keskustelu. Tästä on hyviä kokemuksia. Mutta te saatte varmasti kyselyn avulla tietoa niistä asioita mitkä teillä toimivat.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:39
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Varmasti mieluummin porkkana kuin keppi, olen samaa mieltä. Se, että saat keskustella, kommentoida ja vaikkapa äänestää antaa tunteen, että voit osaltasi vaikuttaa yrityksessäsi tapahtuviin asioihin ja ilmiöihin. Ja pieni porkkana, vaikka leffalippujen arvonta voi tuoda toivotun kävijäpiikin intraan aina silloin tällöin sopivassa yhteydessä :-)
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:39
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Mielestäni tuo pakotettu aloitussivu on aika vahva teko. Intra on kuitenkin monesti "tiedon kaatopaikka". Siellä on ihan kaikki tieto, mutta monesti hakutoiminnot eivät ole ihmeellisiä ja monesti intra on hankalakäyttöinen. Toimivalla käyttöliittymällä intralle saadaan varmasti enemmän käyttäjiä.

Olen itse sitä mieltä, että ainoa tapa saada intra aktiiviseksi on laittaa sinne kaikki tieto, joten siellä on pakko käydä ja se tulee aidosti osaksi päivittäistä työskentelyä
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:39
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Taitaa riippua paljonkin työn sisällöstä, miten paljon intranetiä käyttää. Meillä intranet on täynnä erittäin tarpeellista tietoa jota ei muualla ole, joten aloitussivuna se on jopa itsestäänselvyys. Kaikki yhteistyökumppanien viestintäkin tulee vain intranetiin, samaten puhelinluettelo sekä konsernin sisäinen että muut tarpeelliset on intranetissä. Summa summarum: jos intranetissä on kaivattu tieto, sitä käytetään.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:39
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Omasta mielestäni yrityksen oma intrasivu netin aloitussivuna on ihan looginen. Kuten kuitenkin keskusteluketjustakin huomaa, siitä ollaan montaa mieltä. Jotkut kokevat, että sillä "rajoitetaan" omaa vapautta, toiset eivät koe sillä olevan mitään väliä ja toiset, kuten minä kokevat sen itsestään selvyydeksi.

Entä miten saadaan ihmiset hakemaan intrasta kaikki sinne viety, kaivattu tärkeä tieto? Ihmiset ovat tottuneet kysymään asioita ihmisiltä, joilta he tietävät saavansa vastauksen ja näin ollen ei tarvitse mennä intraan... Onko odotettava, että nämä ihmiset , joilla tietoa on, katoavat organisaatiosta ja vasta sitten porukka lähtee itsenäisesti intrasta etsimään vastauksia kysymyksiinsä?? Omalla kohdallani on käynyt näin, että kun ystävällisesti taas kerran johonkin kysymykseen vastasin ja laitoin sitten linkin intraan, että täältä löytyy tarkempi tieto, niin sain puskaradion kautta kuulla, että onpa tyypistä tullut pollea kun ei enää viitsi vastata yksinkertaisiin kysymyksiin. Tarkoitukseni oli kuitenkin ystävällisesti ohjata ja aktivoida henkilöitä intran käyttöön :)

Ehkäpä tosiaan palkitseminen olisi oiva keino, kuten Sanna kirjoittaa! Lasten kasvatuskeinot siis käyttöön, jos ei auta uhkailu ja kiristys, niin lahjonta varmaan sitten ;)
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:40
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Itse olen Kirsi kanssasi samalla linjalla - intra selaimen aloitussivuna on pelkästään loogista. Meilläkin uusi intra on pakotettu jokaisen henkilökuntaan kuuluvan selaimen aloitussivuksi enkä (ihme kyllä) ole kuullut juuri valitusta aiheesta. Omasta mielestäni on vain hyvä, että sivu aukeaa automaattisesti. Tuleepahan ainakin joskus käytyä tutkimassa, mitä intra on syönyt :)

Harmittavan usein tietoa on, varmasti pakostakin, niin paljon, että mieluummin soittaa jollekin kuin alkaa etsiä tietoa intrasta. Meillä oli aikaisemmin ainakin ihan yleinen vitsi, että tieto on intrassa. Palavereissa tai muissa tilaisuuksissa sanottiin aina, että lisätietoa on intrassa - kukaan ei vain löytänyt tietoa sieltä!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:40
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Just näin Sini! Olen itsekin alkanut jo vitsinä heittää, että intrasta löytyy :)
Tosin, tietty myös kerron mistä sieltä, kun se HR:n toimenkuvaan kuitenkin kuuluu ;)

Mutta totta tosiaan tuo, että helpompiahan se on joltain kysyä, kun lähteä itse etsimään viidakosta. Varsinkin jos etukäteen tietää, että tietoa on hankala sieltä löytää!

Bongasin muuten, että parhaillaan on menossa Suomen Paras Intranet-kilpailu. Siitä ja hyvän intranetin ominasuuksista, voi lukea lisää linkistä:
http://www.suomenparasintranet.fi/. Sivuilla mainittuun yhdeksän kohdan listaan voisi vielä lisätä, että hyvän intranetin ominaisuuksiin kuuluu helppo tiedon löydettävyys, mutta ehkä sen on ajateltu sisältyvän kohtaan "tukee ja nopeuttaa päivittäistä tiedonkulkua"?
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:40
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Huomasin että projektisi tavoitteena on lisätä intrasivuille ns. kirpputori. Oman organisaation intrasivuilla meillä on käytössä kirpputori ja se on todella suosittu! Kauppa käy hyvin ja olen myös itse ostanut ja myynyt paljon tuotteita sivun kautta. Jos tarvitset vinkkejä sivuston luomiseen, niin annan niitä mielelläni :)
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:40
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Otan todella mielelläni vastaan vinkkejä kirppissivuston luomiseen. Miten se on esimerkiksi Jenna teidän organisaation intrassa toteutettu? Yhtenä mahdollisuutena ajattelimme tehdä kirppiksestä "shoutbox" -tyylisen, jonne voisi vaan heittää myytäviä/annettavia tuotteita.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:40
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Itse en koe pahana sitä, että yrityksen intranet on aloitussivuna, vaikka pakotetustikin. Miksihän ihmiset ovat ottaneet siitä niin kovat kiepit? Niitä omia nettisivujaan voi asetella toisille välilehdille niin paljon kuin sielu sietää. Joten ei muuta kuin sinnikkäästi ohjatkaa ihmisiä käyttämään intraanne ja etsimään tietoa sieltä. Tähän voi mennä vielä paljonkin aikaa, mutta lopulta se kannattaa. Ja kysely tuo (on tuonut jo?) varmasti teille lisäinfoa siihen, minkälaiseksi intra kannattaa muokata, jotta sitä oikeasti käytettäisiin.

Itse olen saanut käyttää sekä hyviä että huonoja introja työurallani. Hyvän merkki on erityisesti se, että se ei ole liian raskas, tieto on helposti löydettävissä ja tieto on ajantasalla! Eli voit luottaa tiedon olevan oikeaa mitä intrasta luet. Jokaisen intran osa-alueen päivitys on vastuutettava yhdelle henkilölle (ei tiimille, koska jaettu vastuu ei vain toimi) ja on olemassa erilaisia intran päivitystä helpottavia työkaluja. Esim. voidaan määritellä, että ko. työkalu lähettää tietyn osa-alueen vastuuhenkilölle sähköpostiviestin, kun on mennyt tarpeeksi aikaa edellisestä päivityksestä.

Tällaisia ajatuksia näin itsenäisyyspäivänä tuli mieleen :)
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:41
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Oikein hyviä pointteja ja osa näistä onkin saatu käyttöön jo. Intran päivityksen ja tiedon syötön osalta on meillä vastuutus parhaillaan menossa. Olen kanssasi aivan samaa mieltä siitä, että vastuu osa-alueitten päivityksistä on oltava henkilöittäin ei tiimeittäin.

Sinnikkyys tässä intra hommassa on kyllä valttia ja toivon totisesti, että se vielä palkitaan. Sisällön syöttö ja sen päivittäminen vie paljon aikaa ja on todella harmi jos sitä ei haluta, osata tai viitsitä käyttää.

Olen samaa mieltä kanssasi intra pakotetusti aloitussivuna ajatuksesta ja ihmettelin itsekin miksi ja miten osalle väkeä tämä asia tuntuu olevan ihan mahdoton ajatus. Onkohan tässä kysymys osaamisen puutteesta? Vai johtuuko negatiivinen suhtautuminen vaan muutoksen aiheuttamasta pelosta?
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:41
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Mielenkiintoinen ongelma. Miksi Intranet on alunperin lanseerattu? Mikä on kanavan focus? Onko teillä viestintästrategia, mihin alunperin suunnittelitte ja miksi Intranetin? Ei henkilökunta koskaan varmaan käytä liikaa aikaa Intranetissa surffailuun, täytyyhän jonkun ne työtkin hoitaa. Uskoisin, että kun sinne viedään kaikki työsuhteeseen liittyät ohjeet ja asiat (HR), työohjeet yms. kaikki ns. virallinen informaatio niin käyttö muuttuu. Kannattaa tiedottaa henkilökunnalle, että se on ns. virallinen viestintäkanava ja sähköpostiliikenteestä halutaan eroon. Henkilökunta (päättäjät) mukaan myös suunnitelemaan tiimeineen sisältöä. Intranet pitäisi olla firman yhteinen intressi eikä pelkästään viestinnän tai markkinoinnin henkilöiden juttu. Onnea ja menestystä projektille!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:41
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Intranetin etusivun kuuluu olla jokaisen työntekijän aloitussivu selaimessa. Tämä johtuu jo ihan siitä, että jokaisella on velvollisuus pitää itsensä ajan tasalla siitä, mitä ajankohtaista organisaatiossa tapahtuu. Kukaan ei siis voi tuijottaa omaan napaansa. Omalla työpaikallani valtionhallinnossa tämä pakkokeino otettiin vihdoin käyttöön keväällä 2014, kun uusi intranet julkaistiin. Suurta haloota siitä ei tullut. Kannattaa myös kysyä itseltä "Eihän meidän organisaatiossamme ole työntekijöitä, joiden mielestä organisaation omat internetsivut ovat sama asia kuin intranet, jos intranet ei ole ollut pakosti aloitussivuna?" Tuntuu varmasti hullulta kysymykseltä, joka ei ikinä tavallisesti tulisi mieleen, eikö niin? Silti törmäsin itse tällaiseen huhuun intranetuudistuksen projektiryhmässämme. Se, oliko väite tosi vai perätön, jäi lopulta epäselväksi.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 14:41