Toimiva työtila tiimityöllä

Olemme tehneet tiimimme sisäistä viestintää helpottaaksemme yrityksemme
intranetiin työtilan tarjousasiantuntijoiden käyttöön.
Työtilaprojektimme on edennyt mukavasti. Koko neljän hengen tiimi on
osallistunut yhteisen työtilan suunnitteluun, joten kaikkien ideoita on
voitu hyödyntää ja kaikki ovat voineet sanoa omat mielipiteensä
työtilan rakenteesta. Erilaiset ajattelutavat tulevatkin hyvin esille
suunnitteluvaiheessa ja voidaan sopia alusta alkaen yhteisistä
käytännöistä ja siitä, miten työtilassa tullaan toimimaan.

Yhteinen työpaja

Joulukuun alussa pidimme yhteisen työpajan, jossa veimme materiaalia
työtilaan. Kaikki osallistuivat materiaalien viemiseen ja näin kaikilla
on jo tuntumaa työtilan käytöstä. Samalla myös muokkasimme työtilan
kansiorakenteita vielä toimivammiksi. Testasimme myös työtilan
keskusteluominaisuutta, joka tuntui oikein toimivalta.
Työtilaan laitettiin piristykseksi kuva, jonka ajattelimme vaihtaa
kuukausittain aina vuodenaikaan ja teemaan sopivaksi. Pikku juttu, mutta
piristää kummasti arkea. Nyt meillä on työtilassa jouluinen maisemakuva.

Apua asiantuntijalta

Projektissa on ollut suurena apuna yrityksemme työtiloista vastaava
henkilö. Hän loi meille työtilan toiveidemme mukaisesti ja on auttanut
myös työtilan muokkaamisessa. Häneltä olemme myös saaneet paljon
arvokkaita neuvoja työtilan käyttöön ja suunnitteluun. Ilman
asiantuntijan apua työtilan rakenteesta ei millään olisi saanut niin
toimivaa kuin se tällä hetkellä on.

Saimme myös asiantuntijalta kiitosta, sillä olemme linjaltamme
ensimmäisiä, jotka ovat tehneet oman työtilan. Tämä ehkä nopeuttaa
työtilojen käyttöönottoa muutenkin linjallamme.

Miten edetään?

Työtilassa on jo paljon materiaalia, mutta virallisesti otamme työtilan
käyttöön vuoden 2015 alussa. Näin kaikki ensi vuoden tarjoukset ja
muukin materiaali löytyvät samasta paikasta. Innostusta riittää tällä
hetkellä koko tiimillä, mikä on todella positiivinen asia! Työtilalla
saadaan aikaan paljon helpotuksia nykyiseen verrattuna, joten eiköhän
tiimiläisten innostus vain lisäänny, kun työtila on oikeasti
käytössä ensi vuoden alusta alkaen. Nyt vielä joulukuun ajan viemme
työtilaan viimeisiä puuttuvia materiaaleja ennen varsinaista käyttöönottoa.

Profile picture for user Mari Seppälä
Projekti
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei Mari!

Projektisi vaikuttaa sujuneen kuin unelma kertomasi perusteella. Työpaikallani vastaavanlainen yksikön yhteisen työtilan ja HR-tiimin työtilan perustaminen on edessä joskus tulevaisuudessa parin ison hankkeen päätyttyä keväällä 2015. Onneksi meilläkin on työtila-asioille oma asiantuntija, jotta pääsemme kunnialla maaliin saakka.

Muutama asia mietitytti.

- Ilmeisesti projektissanne ei ollut yhtään vastarannan kiiskiä. Jouduitteko kuitenkin turvautumaan kompromisseihin, ja jos näin kävi, niin minkä suhteen?

- Oliko teillä valmiina jonkinlainen muistilista siitä, mitä kaikkea työtilan perustamisessa on hyvä käydä läpi ja mistä on hyvä sopia? En tarkoita tekniikka/teknologiaa, josta asiantuntija voi kertoa, vaan muutaman tärpin listaa uuden toimintakulttuurin vakiinnuttamiseksi. Voi olla, että sellaisesta olisi hyötyä, jos ja kun muita työtiloja linjallanne myöhemmin perustetaan.

- Oletteko pohtineet, miten voisitte jakaa työtilaan liittyvät kokemukset ja saavutetut hyödyt tiedoksi muulle henkilöstölle/valikoidulle kohderyhmälle ja innostaa muita tiimejä/yksiköitä kehittämään viestintä-/toimintakulttuuriaan? Sopiva hetki voisi olla sitten, kun työtilanne on ollut käytössä sen verran, että hyödyt alkavat konkretisoitua ja mahdolliset kompastuskivet on selätetty. Ainakin muutoksen tuomat selvät hyödyt (miksei myös ongelmat ja vinkit) kannattaa kirjata ylös.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:02
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Kiva kuulla, että koko tiimi on osallistunut työtilan rakentamiseen. Teitä on sen verran pieni porukka, että ulosjääminen on ollut ehkä mahdotonta. Tiimityötilat toimivat juuri tämäntyyppiseen tarkoitukseen mainiosti. Ohjeet saattavat myös olla sisäiseen käyttöön tarkoitettuja.

Itsellä on sellaisia kokemuksia vastaavista tiloista, että joku tai jotkut aktiivit kokoavat hienot sivustot, joilta löytyy tiimin tarvitsemat materiaalit, ohjeet ja tärkeät linkit. Ne kiireiset, joilla ei ole aikaa tai halua osallistua, eivät välttämättä ota sivustoja omaan käyttöönsä eivätkä osaa hakea sieltä tietoa.

Kun pääsette miettimään työtilojen hyödyntämistä viestintävälineenä, kannattaa siihen panostaa kunnolla. Mitä, kuka, milloin jne. Sisällöt tulee olla kunnossa ja niitä tulee päivittää riittävän usein, jotta muilla osastoilla työskentelevät henkilöt tulevat tarkistamaan viimeiset kuulumiset. Todennäköisesti työtiloista saa tilattua itselleen ilmoitukset viimeisimmistä päivityksistä - se on hyvä vinkki kaikille lukijoille.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:02
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hienoa, että työtilan käyttööotto on sujunut hienosti. Omat kokemukseni ovat hieman toista: yhteinen tiimisivusto on ajatuksena loistava, mutta haasteenamme on ollut sitouttaa tiimiläiset käyttämään sivustoa ja tallentamaan sinne asiakirjoja. Moni työskentelee kiireessä niinkuin aina ennenkin, joten muutosta on ollut vaikea viedä läpi. Toisaalta, muutoksen toteuttaminen on ollut myös "ei-kenenkään-maalla" joka varmasti myös näkyy nykytilanteessa ja lopputuloksessa.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:02