Sisäisen viestintä on yksinkertaista – vai onko?

Työskentelen monialaisessa toisen asteen ammatillisessa oppilaitoksessa, jossa ulkoinen tiedottaminen toimii kohtuullisen hyvin. Huolenaiheenani on sisäinen viestintämme. 

Suunnitelmallista viestintää?

Sisäisen viestinnän kanaviksi meillä on määritelty intranet, sähköposti ja osasto- ym. kokoukset. Suunnitelmaan kirjatuista periaatteista huolimatta sisäinen viestintämme on jäänyt pitkälti kaikkien (lue: ei kenenkään) vastuulle ja on siksi satunnaista ja suunnittelematonta. Sisäisen (ja ulkoisen) viestinnän helpottamiseksi käyttöömme on hankittu uudenlaisia tietoteknisiä ratkaisuja, mutta niitä on otettu kovin nihkeästi käyttöön. 

Aika ei riitä kokouksiin

Oppilaitoksemme opetussektori jakautuu yhdeksään vastuuyksikköön ja itse toimin yhden vastuuyksikön päällikkönä. Sisäinen tiedottaminen omalle henkilöstölleni on tietenkin pitkälti minun vastuullani. Käsiteltävät asiat vaativat usein yhteisen käsityksen luomiseksi yksipuolisen tiedottamisen lisäksi pohdintaa, keskustelua ja kommentointia. Tämä ei valitettavasti ole aina mahdollista, koska henkilöstöni koostuu opettajista ja kouluttajista, joiden pääasiallinen työ on opetustyötä, josta on vaikeaa (usein mahdotonta) irrottautua yhteisiin palavereihin ja kokouksiin. 

Kahvitunnistako ratkaisu aikapulaan? 

KahviAmmattikorkeakouluopinnoissamme ovat uusien digitaalisten välineiden hyödyt viestinnässä ilmentyneet hyvin. Kuitenkin tiedetään, että mikään väline ei voi korvata henkilökohtaista keskustelua ja erilaisia vuorovaikutusfoorumeja. Mutta mistä löytää aikaa näihin tapaamisiin? Tunnilla eräs opiskelijakollega kertoi yrityksessään käytössä olevista perjantaiporinoista ja kehui niiden hyödyllisyyttä. Samantyyppiset epäviralliset vuorovaikutusfoorumit olivat käytössä aikoinaan meilläkin ja silloin ne toimivat hyvin. Mikseivät nytkin? Täytyy kokeilla. Ajattelin menetellä niin, että kerran viikossa olen paikalla kahvitunnilla keskustelemassa opettajien ja kouluttajien kanssa ajankohtaisista asioista kahvittelun kera ilman ennalta sovittua agendaa. Tietenkin myös perinteisiä kokouksia ja palavereita tarvitaan ja tullaan pitämään jatkossakin. 

Tavoitteena syödä norsu yhdellä kertaa

Henkilötason tiedottaminen ja vuorovaikutus toimii vastuuyksikössäni sähköpostin välityksellä ja henkilökohtaisilla tapaamisilla saamani palautteen mukaan riittävän hyvin, eikä siis vaadi kehittämistä. Henkilöstöni mielestä olen riittävän hyvin tavoitettavissa ja vastaan riittävän nopeasti sähköposteihin. Kehittämistä vaatiikin erityisesti koko vastuuyksikkötasoinen viestintä. Vastuuyksikkötasolla kehittämistehtävän tavoitteenani oli saada laadituksi sisäisen viestinnän suunnitelma/kaavio, jonka mukaisesti vastuuyksikköni henkilöstön kanssa olisimme sujuvassa ja jatkuvassa vuorovaikutuksessa. Sinänsä ihan hyvä tavoite, mutta alustavat päässäni olleet suunnitelmat eivät (nyt myöhemmin tarkasteltuna) käyneet missään vaiheessa puolta metriä lähempänä maanpintaa. Kuvittelin, että viestinnän ongelmat ratkaistaan uusilla välineillä, mutta näinhän se ei ole. Jossain vaiheessa ajattelin aloittaa sisäisen bloginkin kirjoittamisen, mutta totesin sen liian haasteelliseksi. Osaisinko kirjoittaa riittävän kiinnostavasti? Pysyisikö henkilöstön tai edes itseni mielenkiinto blogiin yllä muuten kuin vain hetken? Luovuin ajatuksesta ja tuumasin, että on parasta panna ensin perusasiat kuntoon ja alkaa sen jälkeen pienillä askelilla kehittää erityisesti vuorovaikutteisuutta ja avoimuutta viestinnässä.

Yammeristako ratkaisu?

YammerVaikka blogin kirjoittamisen hylkäsinkin, niin siitä huolimatta en digitaalisuuden kehittämistä viestinnässä kokonaan hylännyt. Olen etsinyt apuvälineitä digitaalisesta maailmasta oppilaitoksemme ja oman yksikkömme sisäiseen tiedottamiseen ja kyllähän apuvälineitä onkin. Runsaudenpulan takia on ollut vaikeaa päättää, mikä tai mitkä niistä otettaisiin käyttöön. Mitä tutumman oloinen ja helppokäyttöisempi sovellus on, sitä todennäköisemmin sitä myös käytettään. Päädyin lopulta vain yhteen uuteen välineeseen, Yammeriin. Olen yritysviestinnän opintojakson kuluessa pikku hiljaa tutustunut Yammeriin ja sen käyttöönottaminen vastuuyksikköni viestinnässä on alkanut houkutella. Yammer muistuttaa ulkonäöltään ja käytettävyydeltään kovasti Facebookia ja siksi se tuntuu monelle heti alusta pitäen tutulta. Mutta Facebookillakin on vastustajansa! 

Kuitenkin - aion heti opintovapaaltani palattuani ehdottaa koko henkilöstölleni Yammerin käyttöönottoa. Itse asiassa laitoinkin jo joillekin opettajille kutsun Yammerin käyttäjäksi ja kerroin siellä ajatuksistani ohjelman hyödyntämiseksi. Toistaiseksi vastaukset ovat olleet varovaisen myönteisiä – ”Aina kokeilla voi”. Oppilaitokseemme on jo aiemmin hankittu Office365 ja Yammerin käyttö on sen takia jo nyt koko henkilöstöllemme mahdollista. Tavoitteenani on, että keskustelujen lisäksi pystymme jakamaan muistioita ja muistiinpanoja keskenämme ja näin lisäämään vuorovaikutusta ja avoimuutta ajankohtaisten asioiden hoitamisessa. Yammer mahdollistaa paljon, mutta vähän kyllä jännittää, millä saan jokaisen hyväksymään ”taas uuden välineen” opettelun ja käyttöönoton. Siinä tullaan panemaan johtamistaitoni kovalle koetukselle.

Summa summarum 

Olen siis suunnitellut, että jatkossa vastuuyksikkömme sisäinen viestintä perustuu Yammerin ominaisuuksien (keskustelu, tiedostojen jakaminen, muistiinpanojen tekeminen yhdessä) hyväksikäyttöön, kuukausittaisiin kokouksiin ja viikoittaisiin ”perjantaiporinoihin”. Sähköpostilla ja käytäväkeskusteluilla hoidetaan kahdenkeskiset asiat. Intranet omine ongelmineen jää siis ensisijaisesti käytettäväksi oppilaitostason viestintään ja tiedon välitykseen ja sen kehittäminen ylimmän johdon vastuulle.

kuva

Vaikuttaa yksinkertaiselta, mutta sitä se tuskin tulee olemaan - vai mitä?

Profile picture for user Timo Erikoinen
Projekti

Kohti tehokkaampaa yhteistyötä

Kehittämistehtäväni aiheena on sisäisen vuorovaikutuksen lisääminen ja kehittäminen työyksikössäni. Tarkoituksena on suunnitella, miten yhteistä työtilaa verkossa tai pilvessä voi käyttää entistä tehokkaampana yhteisen tiedon säilyttämis-, jakamis- ja kommentointipaikkana.

Tavoitteena on

  • laatia suunnitelma työyksikön sisäisestä viestinnästä.
  • kartoittaa erilaisia tietoteknisiä työvälineitä, jotka sopivat yhteiseen käyttöön.
  • miettiä keinoja motivoida henkilöstöä käyttämään välineitä.
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Kiinnostava avaus Yammerin käyttöön! Omalla työpaikallani Yammerin ilmaisversio otettiin vahingossa spontaanisti käyttöön pari vuotta sitten ja siitä syntyi suuri tietotekninen soppa, jonka seurauksena koko ohjelmisto laitettiin pannaan. Nyt kun Yammer on tullut osaksi Office 365 -lisenssiä, meilläkin pohditaan sen hallitumpaa käyttöönottoa ja intergrointia osaksi SharePoint-intraa sosiaalisen jakamisen helpottamiseksi ja lisäämikseksi. Olet kuitenkin oikeassa: Jokaisella uudella välineellä ja kanavalla on vastustajansa, joten kannattaakin ehdottomasti panostaa siihen, miten Yammerin käyttöönottoa yksikössäsi markkinoit ja miten saat kaikki sitoutumaan vähintään sen seuraamiseen!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:16
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei Timo!

Projektisi aihe tuntuu olevan erityisen haasteellinen. Kun viestintää ei ole vastuutettu kenellekään (ei käytännössä toimi), suurin haasteesi saattaa liittyä työkulttuurin muuttamiseen.

Jos keskustelet henkilöstösi kanssa vuorovaikutteisesti (dialogi monologin sijaan) viestinnän kehittämisideoistasi (mitä, miten?) ja niihin liittyvistä tavoitteista (miksi?), onnistut toivottavasti motivoimaan heidät uuteen viestinnälliseen toimintapaan. Myös ideointityöpajoja tms. vapaamuotoisia innovointiin keskittyviä yhteisiä hetkiä voisi hyödyntää.

Kannattaa pyrkiä selvittämään, millaisia viestintään liittyviä uskomuksia henkilöstölläsi on, ja pyrkiä sen kautta muodostamaan yhteinen näkemys viestinnän tarpeista (yhteiset uskomukset). Kun ihmiset uskovat, että jokin asia olisi heille parempi, he myös helpommin pyrkivät saavuttamaan tuon tavoitteen.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 12:16