Kohti tehokkaampaa sisäistä viestintää

Kaikille lienee selvää, että sisäinen viestintä on tärkeää. Sisäiseen viestintään ollaan harvoin täysin tyytyväisiä. Haasteena Helsingin liikuntavirastossa on se, että henkilöstö on hajallaan ympäri pääkaupunkiseutua noin 500 liikuntapaikassa.

Lähtötilanne

Painettu henkilöstölehti on ollut merkittävä sisäisen viestinnän kanava virastossa. Se ilmestyy kuitenkin vain kerran kuukaudessa, joten tieto kulkee sen kautta hitaasti. Paineita siirtyä sähköiseen viestintään on koko ajan enemmän.

Pitkään on ollut tarkoitus selvittää, miten liikuntaviraston henkilöstö tavoitetaan sähköisellä viestinnällä, kuten sähköpostilla tai intranetillä. Projektini osana tehdyn selvityksen perusteella voidaan todeta, että asia on huonommalla tolalla kuin on arvattukaan. Tietotekniikkayksikössä, henkilöstöyksikössä, viestinnässä ja johdossa on hyvin erilaiset käsitykset sähköisen viestinnän nykytilasta.

Selvityksen tuloksia

Henkilöstöstä noin 78 %:lla on sähköposti käytössään. Kyselyllä selvitettiin, mitkä työpis-teet/tehtävät jäävät sähköpostiviestinnän ulkopuolelle. Selvisi, että siivoustyötä tekevät sekä venesatamissa työskentelevät joutuvat turvautumaan vain printtiviestintään. Kaikilla on oikeus henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin, mutta niitä ei ole haluttu hakea.

Selvityksen tulokset toivat esiin virheitä myös sähköpostien jakelulistoissa. Ketään ei ole vastuutettu pitämään niitä ajan tasalla! Kävi ilmi, että jakelulistalla ”viraston kaikki käyttäjät” oli vain 52 % henkilöstöstä.

Tietotekniikkayksikössä oli käsitys, että osastot huolehtivat asiasta itse. Ainoat päivitysoi-keudet ovat kuitenkin vain tietotekniikkayksikössä. Kehitettävää siis löytyy, mutta perään-kuuluttaisin myös henkilöstön omaa aktiivisuutta viestintäasioissa. Tietokoneen käyttö on nykypäivää.

Kehitysaskeleita
   
Jatkokehittämistä meillä on ainakin seuraavissa asioissa:

-    kyselyn tulosten huomioiminen viestintäyksikön valmistelemassa uudessa viestintästrategiassa
-    käyttäjätunnukset ja sähköpostit kaikille työntekijöille
-    henkilöstön aktivointi (ja opetus) käyttämään tietokonetta, intranetiä ja sähköpostia
-    sähköpostilistojen päivittäminen ja asian vastuuttaminen osastoille
-    seurannan suunnittelu

Sisäisen viestinnän kehittäminen on selkeämpää nyt kun ongelmakohdat on selvitetty. Muutama kehittämiskohteista on nopeita toteuttaa ja ne parantavat jo sinällään henkilöstön saavutettavuutta. Uskon että ajan kanssa myös asenteet sähköisiä viestimiä kohtaan paranevat.

Profile picture for user Sanni Taimiaho
Projekti
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Olet valinnut tärkeän ja mielenkiintoisen aiheen, jossa varmasti jokaisessa yrityksessä riittää kehitettävää! Selvästi teillä, kuten melkein jokaisessa yrityksessä, tilanteen tekee erityisen haasteelliseksi se, että kaikki eivät ole tietokoneella työpäivän aikana. Omassa yrityksessäni, globaalilla tasolla tosin, sama tilanne on tehdastyöntekijöiden kanssa.

Kerroit, että kaikilla on mahdollisuus saada henkilökohtaiset tunnukset. Onko heillä myös mahdollisuus työaikana käyttää näitä tunnuksia ja vastaanottaa sisäistä viestintää? Mielestäni työnantaja ei voi olettaa työntekijöiden vapaa-ajalla vastaanottavan työhön liittyvää viestintää, ainakaan ilman heidän suostumustaan ja kuulostaa vähän siltä, että työntekijät ovat teillä samaa mieltä jos he kerran eivät ole halunneet hakea näitä tunnuksia. Omassa yrityksessäni, ja monessa muussakin, tämä on ratkaistu tarjoamalla työntekijöiden käyttöön tietokoneita taukotiloihin, tosin teillä tämä ei taida oikein olla mahdollista? Ehkä työntekijöitä voisi motivoida jollain tavalla?

Hyvä, että teillä on projektisi ansiosta nyt realistinen kuva nykytilanteesta, helpottaa huomattavasti tulevaisuuden suunnittelemista. Suosittelisin myös kokoamaan mahdollisimman laaja-alaisen projektitiimin sisäisen viestinnän suunnitteluun niin, että vuorovaikutus olisi kaksisuuntaista ja saisitte ihmiset sitoutumaan tähän heti alusta alkaen – jos ihmiset kokevat, että heillä on aito mahdollisuus vaikuttaa asiaan, he myös sitoutuvat siihen paljon suuremmalla todennäköisyydellä ja toimivat myös esimerkkeinä työtovereilleen.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:02
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Haastava projekti! Suuri työ on jo kuitenkin tehty kun lähtötilanne on selvitetty ja faktat pöydässä. Kuten Tiinallekin, niin minullekin jäi hiukan epäselväksi onko esim. siivoustyöntekijöillä ja venesatamahenkilöstöllä jossakin taukotiloissa mahdollisuus käyttää tietokonetta ja lukea sähköpostia tai intraa. Näin ilmeisesti on, koska yrityksen sisäinen viestintä pitää voida vastaanottaa työaikana ja työnanatajan pitää tarjota tähän mahdollisuus ja välineet. Jos siis tähän on mahdollisuus, niin jokin opastus olisi hyvä järjestää toimipistekohtaisesti, jotta kaikki saataisiin ohjattua sähköisen viestinnän pariin. Pelkkä printtihenkilöstölehti tuntuu nykyaikana kyllä melko hitaalta ja kankealta tiedottamiselta.

Sähköpostilistojen ajantasalle laittaminen ja ajantasalla pitäminen on erittäin oleellista, mikäli viestintä siirretään sähköpostiin... mutta tämänhän olit jo huomioinutkin noissa jatkokehityshankkeissa.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:02
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Kiitos kommenteista ja vinkeistä! Taukotiloissa ja esim. liikuntapaikkojen valvomoissa on tietokoneet, joita voi siis käyttää työaikana (jos on käyttäjätunnukset). Itseasiassa kaupungin verkkoon tai sähköpostiin ei työpaikan ulkopuolelta pääsekään. Lähtökohtaisesti on tietenkin siis tarkoitus että viestintä saavuttaa henkilöstön työaikana.

Opastusta ja motivointia henkilökunta tulee varmasti tarvitsemaan, ehkä sitä voisikin ajatella järjestettävän työpistekohtaisesti. Ja hyvä vinkki myös tuo että sitoutetaan henkilökuntaa ottamalla heitä mukaan suunnitteluun. En itse työskentele viestinnän parissa tai vastaa sen suunnittelusta, mutta vien ehdottomasti näitä ideoita eteenpäin kun omalta osaltamme HR:n näkökulmasta pohdimme asiaa.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:02
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hyödyllinen ja haasteellinen projekti sinulla tosiaan on, ja olet saanutkin jo hyviä vinkkejä sen eteenpäin viemiseen. Kuvailet hyvin tilannetta, joka varmasti vallitsee vielä muissakin organisaatioissa: johdon mukaan viestintä tavoittaa henkilöstön, ja todellisuudessa yhteystiedot ovat päivittämättä eikä puolet väestä tiedä viestinnästä mitään.

Uskon että tässä vaiheessa parhaiten toimisi tosiaan tuo "porkkanataktiikka" kepin sijasta; eli henkilöstön motivointi jonkinnäköisen palkitsemisen kautta. Tilanne on erilainen perus-toimistotyöläisen kannalta katsottuna kuin esimerkiksi siivoojan joka harvoin istuu päätteen ääressä sähköpostillaan, joten ehkä näiden uusien sähköpostin käyttäjäryhmien aktivointiin paras keino olisi jokin konkreettinen bonus, kuten pieni rahasumma (tai vapaapäivä, heh!). Ja ehkä henkilöstöltä itseltään tulee vielä parempia ideoita, joita toivottavasti pystytte jatkossa toteuttamaan.

Oikein paljon onnea ja tsemppiä projektiin!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:02
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Projektisi on haastava ja selvästikin hyvin tarpeellinen! Olet myös jo saanut hyviä kommentteja. Niin kuin kirjoitat, on erityisen haasteellista tavoittaa ne työntekijät jotka eivät aktiivisesti käytä sähköpostia tai tietokonetta työssään. Olisiko mahdollista tavoittaa heidät mobiiliviestinnällä? Ihan perinteinen tekstiviesti kännykkään?
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:03
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Kiitos lisäkommenteista! Henkilökunnalla ei ole henkilökohtaisia työkännyköitä, mutta jokaisessa työpisteessa sellainen kuitenkin on. Voisimme pohtia pystyisikö sitä jotenkin hyödyntämään, kiitos vinkistä! Mietittäväksi myös jää miten voidaan taata se, että henkilö, jonka hallussa kännykkä viestin saapuessa on, tiedottaa asiasta myös seuraaville työvuoroille.

Vapaapäiviä tai rahapalkkioita ei oikein tällaisilla perusteilla pysty antamaan (koska palkitsemiskriteerien pitää koskea jokaista työntekijää...) mutta jokin "porkkana" asiaan olisi hyvä keksiä. Valmistelemme juuri uutta palkitsemisohjelmaa, katsotaan jos asian saisi linkitettyä myös sinne.
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:03
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Tärkeä kehityshanke ja ilmeisesti olet saanut hyvin vietyä hankettasi eteenpäin?

Olen työskennellyt henkilöstötutkimusten parissa viimeiset kolme vuotta ja joka vuosi saamme ns. kuraa niskaan viestinnän osalta ja siitä, ettei se toimi (tosin tämä taitaa olla joka yrityksessa sama juttu). Olen tullut siihen lopputulokseen, että vaikka viestintää lisättäisiin 200 %:sti, se ei parantaisi tuloksia vaan kuten itsekin toteat, kysymys on myös jokaisen omasta aktiivisuudesta ja mielenkiinnosta yrityksen asioita kohtaan. Vastuu viestinnästä ja niiden tiedotteiden, intran-tai muiden viestintäkanavien käyttämisestä kuuluu siis meille jokaiselle eikä voi vain odottaa ja olettaa, että joku muu tulee ja kertoo asioita. Tästä syystä on mielestäni äärimmäisen tärkeää sisällyttää viestintävastuu jokaiselle työntekijälle ja kertoa jo työsuhteen alkaessa, että meidän toimintatapoihin kuuluu esim. lukea intran tiedotteet vähintään kerran viikossa :)
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:03
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Toivottavasti olet saanut vietyä hyödyllistä hankettasi eteenpäin. Haasteena on varmasti on ollut saada kaikki työntekijät motivoitua käyttämään tietokonetta. Parhaana motivointikeinona omalla työpaikallani on ollut riittävän koulutuksen antaminen. Kaikille ei riitä, että asiasta kerrotaan esim. henkilöstölehdessä ja kehotetaan itseopiskeluun, vaan halukkaille pitää järjestää luokkahuone- tai onsite-koulutusta. Siten taataan, että kaikki saavuttavat riittävän oppimistason ja myös käytännössä alkavat käyttää järjestelmiä. Lisäksi on pidettävä huolta siitä, että esim. taukotiloissa olevat päätteet pysyvät toimintakuntoisina ja että niihin liitetään tulostimet, joilla mahdollistetaan viestien ja uutisten tulostaminen. Osa ihmisistä haluaa edelleen lukea asiat paperille painettuna. Hyödyllistä olisi myös saada mahdollistettua yhteys työntekijöiden kotikoneilta sekä intranetiin että sähköposteihin, sillä vaikka onkin tarkoituksenmukaista saavuttaa henkilöstö työaikana, osa haluaa tutkia tärkeät viestit rauhassa kotona. Toivon menestystä haastavalle hankkeellenne!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:03