Ei täältä mitään löydä! 9 keinoa, miten välttää sudenkuopat intranetin kanssa

Intranet, kuten palikatkin, ihan sekaisin.

Intranet on melkoinen murheenkryyni, koska liian usein kuulee jonkun työyhteisössä sanovan, että intranet on sekava eikä sieltä löydä mitään. Intranetin tarkoitus on antaa perustiedot yrityksen toiminnasta ja prosesseista sekä tukea työntekoa.

Oikealla tavalla jäsenneltynä intranet toimii tiedon jakajana ja säilytyspaikkana, mutta millainen on hyvä jäsentely? Logiikkoja on monenlaisia, mutta esimerkiksi sivujen nimeäminen ja ryhmittely yrityksen tiimeihin (markkinointi, myynti, HR) tai prosesseihin (mainonta, laskutus, perehdyttäminen) ovat hyviä tapoja jäsentelyyn.

Lisäksi on mahdollista painottaa avainsanoja eli tageja. Tageja käyttämällä rakenne voi olla hyvinkin yksinkertainen, sillä sisältö löytyy hakukoneilla.

Samalla tavalla kuin muuttoa tehdessä jokainen pakattu laatikko pitää nimetä, jotta tärkeät tavarat löytyvät, myös samalla tavalla intranet pitää nimetä eli otsikoida. Otsikointia helpottaa, kun hahmottelee ensin paperilla, mitä kaikkea tietoa loppukäyttäjä mahdollisesti hakee intranetistä ja miten asiat ryhmittyvät toisiinsa. 


9 vinkkiä, joilla intranetin luominen helpottuu


1. Mieti käyttäjäkokemusta

Pyri tekemään sivut loppukäyttäjää eli työntekijää ajatellen. Käyttäjäkokemuksen selvittämiseksi kysy työntekijöiltä palautetta ja pyydä heidät mukaan suunnitteluun.

 

2. Perehdytä henkilöstö

Tee niin yksinkertainen rakenne, ettei sitä tarvitse kouluttaa, mutta kouluta silti. Oli rakenne millainen hyvänsä, aina on hyvä perehdyttää työntekijät käyttämään intranetiä. Perehdyttämisen voi tehdä esimerkiksi lyhyellä esittelyvideolla, joka löytyy intranetin etusivulta.

 

3. Käytä tageja

Käytä avainsanoja monipuolisesti. Käytä myös sellaisia avainsanoja, jotka eivät ensimmäiseksi tule mieleen, mutta liittyvät sisältöön. Esimerkiksi, jos sivu käsittelee sairastumista, on luontevaa lisätä lapsen sairastumiseen liittyviä avainsanoja, mutta lisäksi sisältöön voi yhdistää harvinaisemmat tilanteet, kuten työtapaturmat.

 

4. Luo aitoa ja kiinnostavaa sisältöä

Sisällön luomisessa voi käyttää apuna kollegan vinkkiä. Toisen työntekijän käytännön vinkki tai neuvo osana intrasivua tekee asiasta elävämmän. Käytä kollegan vinkkiä esimerkiksi näin: sivun aiheena on henkilöstöedut ja työntekijöillä on käytössään henkilöstöruokala, jolloin kollegan vinkki voisi olla “Henkilöstöruokalassa on joka viikko pizzaperjantai!”

 

5. Tarkista oikeinkirjoitus

Sisällön tulisi olla lisäksi linjassa yrityksen kulttuurin kanssa ja kieliopillisesti oikein kirjoitettua, joten käytä apuna yrityksen viestinnästä vastaavia henkilöitä. Luetuta tekstisi vähintään yhdellä kollegalla ennen julkaisua.

 

6. Tallenna tieto yhteen paikkaan

Mikään ei ole turhauttavampaa kuin päivittää tai korjata sama asia monta kertaa eri sivuille. Luomalla linkkejä sivujen välille helpotat omaa työtäsi, kun asian päivittäminen tulee ajankohtaiseksi.

 

7. Erottele artikkelit

Päivitä ajankohtaisia artikkeleita usein ja poista kokonaan vanhentuneet tiedot. Mikään tieto ei ole kovin pysyvää, mutta on pidempiaikaisia toimintatapoja ja prosesseja, jotka eivät koko ajan muutu. Voit siis hyvin erotella artikkelit ajankohtaisiin ja pysyviin artikkeleihin.

 

8. Viesti kehittämistyöstä

Aloita viestintä jo ennen kuin sivusto on valmis ja mainosta sivustoa säännöllisin väliajoin. Näin annat työyhteisöllesi aikaa sopeutua uuteen viestintämuotoon ja lisäät sivuston käyttöastetta.

 

9. Muista, että intranet ei ole korvaaja

Intranet-viestintä ei koskaan täysin korvaa aitoa kasvokkain tapahtuvaa viestintää. 
Käytä intranetiä muun viestinnän tukena, mutta älä nojaudu liikaa intranetiin. Näin luot viestinnällä itseäsi ja tiimiäsi helpommin lähestyttäväksi.

 

Intranet valmis ja palikat järjestyksessä.

 

Kuulisin mielelläni kommentteja myös lukijoilta. Millaisia vinkkejä teillä on intranetin luomiseen tai muita kokemuksia intranetin käytöstä?

 

Profile picture for user Marika H.
Projekti

Esimiehen tietopankki digitaaliseen muotoon

Kehittämisprojektini tarkoituksena on luoda esimiehille itsenäistä tiedonhakua ja kouluttautumista tukeva materiaali sisäiseen intranetiin SharePoint-alustalle. Tarkoituksena on tuottaa sekä yrityksen omia materiaaleja että sisällyttää sivuille linkkejä yrityksen ulkopuolisiin materiaaleihin, kuten Kaupan liiton oppaisiin ja voimassa oleviin työelämän lakeihin.


Projektin tavoitteet:

  • Luoda runko materiaaleille sekä tuottaa materiaalia ja sisältöä intranetiin
  • Kannustaa itsenäiseen tiedonhakuun ja oppimiseen
  • Selkeyttää sisäistä viestintää
Tanja R KIRJOITTI:
Hei,

Vinkkilistasi on oikein pätevä - miten saisimme sen käyttöön kaikkiin organisaatioihin?

Mielestäni erityisen tärkeä on vinkki numero 7. Valitettavan monessa intranetissä siivoaminen eli vanhentuneiden tietojen ja artikkelien poistaminen unohtuvat, mikä sekoittaa tilannetta. Kun työntekijä hakee tiettyä tietoa, voi eteen tupsahtaa lukuisia aiheeseen liittyviä artikkeleita ja ohjeita, joista vain yksi, tuorein, on enää ajankohtainen.
Jos artikkeleista vielä puuttuvat selkeät päivämäärät, menee työntekijällä tolkuttomasti aikaa oikean tiedon löytämiseen eli toisin sanoen sen selvittelyyn, mikä ohjeista on voimassa.

Kokemukseni mukaan ongelma on sitä pahempi mitä suuremmasta organisaatiosta on kyse - esimerkiksi konsernissa intranetissä voi olla useita yrityksiä ja osa ohjeista vaihtelee yritysten välillä. Tähän vaikuttavat esimerkiksi työehtosopimukset.
Intranet ei täytä tehtäväänsä, mikäli työntekijä joutuu miettimään, mikä ohje tai artikkeli koskee juuri minua. Tilanteessa korostuu jäsentelyn tärkeys.

Intranetissä on paljon etuja erityisesti muutoksista tiedottamisessa. Kun muutokset tulevat intranettiin, ne ovat kaikkien saatavilla eikä tiedon kulku ole kiinni sähköpostiviesteistä tai esimerkiksi siitä, unohtuuko joku postituslistalta.
Monissa organisaatioissa on kuitenkin vielä paljon työtä siinä, että työntekijät todella käyttävät intranettiä tai edes avaavat sitä. Sähköposti kuuluu monilla aloilla jokaiseen työpäivään, mutta intranet ei. Siksi tuplatiedottaminen (sähköposti, jossa kerrotaan intranetin uusista tiedoista) on usein toimivinta, mutta toki työlästä.
Lähetetty To, 10/11/2018 - 14:17
Marianna KIRJOITTI:
Hyvä vinkkilista! Itse myös olen usein törmännyt intraan liittyviin ongelmiin. Yhtenä haasteena on ollut epäselvyydet työnjaossa: kuka oikeasti vastaa mistäkin päivittämisestä ja kenellä on oikeudet päivittää ja ylläpitää Intraa. Kun tieto on osittain vanhenutunutta, ei sieltä edes yritetä etsiä tietoa, koska ei voida luottaa tiedon ajantasaisuuteen. Luomisen jälkeen onkin siis tärkeä kiinnittää huomiota intranetin ylläpitoon.

Intra voi olla todella toimiva ja hyvä työkalu helpottamaan kaikkien työyhteisön jäsenten arkea, kunhan siitä pidetään yhdessä huolta että tieto on ajantasaisista ja jokaisen on helppo sitä käyttää. Videot käyttöön opastamiseen on hyvä idea, koska silloni jokainen voi palata ohjeiden pariin aina tarpeen mukaan ja kerrata niistä ohjeet omien tarpeiden mukaan.

Uuden intran luomisessa vinkkit yksi ja kahdeksan ovat ehkä tärkeimpiä. Kun muutoksesta viestitään, on organisaatioin toimijoilla mahdollisuus myös sopeutua tulevaan muutokseen. Muutoksesta viestimisessä voisi myös huomioida työyhteisön kuuntelun: mitä intraan halutaan ja mitä ominaisuuksia siihen toivotaan. Kun työyhteisön jäsenet voivat vaikuttaa itse lopputulokseen, ovat he myös sitoutuneempia sen käyttämiseen.
Lähetetty Ti, 10/16/2018 - 13:26