Kansainvälisellä yhteistyöllä potkua intraan

Viime viikolla tapahtui

Työmatkani lahden toiselle puolelle toiseen toimistoomme antoi rutkasti uutta puhtia projektilleni. Sain hienon tilaisuuden keskustella heidän tavastaan hoitaa sisäistä viestintää, eikä Intra ollut heilläkään se mieluisin tai käytetyin tapa. ”Soitto kaverille” oli yhä ehdottomasti suosituin tapa saada selville haluttu tieto. Heillä intran tiedot on jaettu selkeästi osastoittain ja ryhmitelty hyvin, mutta silti eri osastot eivät ole sen enempää kiinnostuneet lukemaan toistensa asioista, joka näkyikin selvästi tiedonkulun puutteina tärkeissä asioissa. Ikään kuin aloitettu hyvin, mutta toteutus ontuu, vähän niin kuin meilläkin. Suurimpana esteenä tiedon hakemisen vaikeus – ja hitaus, kuulemma.

Naapuritoimistomme on koettanut ratkaista ainakin osan tiedottamisesta sisäisellä henkilöstölehdellä, tai oikeammin se on viikoittainen email, jota kokoaa uusi markkinoinnista vastaava henkilö ja yksi markkinointihenkinen sihteeri. Tarkoituksena on kerätä eri osastoilta ”tiedonmuruja”, jotka sitten kootaan yhteen ja jaetaan kaikkien tietoon. Ideana ihan hieno, mutta samalla intra jää heillä täysin taka-alalle ja entistä enemmän käyttämättä, vaikka juuri intra on se konsernin yhteinen tietopankki.

Tästä sain idean..

Koetin jääräpäisesti puolustaa Intrasivujen hyödyllisyyttä ja argumentoida niiden kehittämisen puolesta, ja jotenkin tuntuu, että taisin siinä hieman onnistua! Tästä innostuneena esittelin heille ideoitani uuden ja paremman viestintäkanavan kehittämisestä ja luulen, että onnistuin kylvämään yhteistyön siemenen.

Henkilöstölehden uusi tuleminen?

Ei nyt ihan mennä sentään niin paljoa taaksepäin, mutta hieman kylläkin, nimittäin voisi olla kokeilemisen arvoinen juttu ottaa meilläkin käyttöön jonkin sortin ”newsweek” infokirje, jonka avulla voisimme nimenomaan ohjata käyttäjiä intraan linkittämällä tiedot.

Meillä on jo käytössä päivittäinen poissaoloviesti, josta näkee, kuka on paikalla ja kuka ei. Jotta sähköpostiviestien määrää ei enää lisättäisi entisestään – käyttäjien kommenttien mukaan nykyisinkin jo tulee liiaksi postia - niin voisimme hyödyntää tätä viestiä laajentamalla sen sisältöä esim. 2 kertaa kuukaudessa runsaammalla tiedon määrällä ja visuaalisesti paremmalla ilmeellä. Tarkoituksena olisi onnistua ohjaamaan käyttäjät löytämään intran sisältö entistä paremmin, ei niinkään jakaa tiedonjyväsiä irrallaan laajemmasta kontekstista.

Visuaalisesti hieno lyhyt viesti, kuvilla höystettynä ja linkeistä lisätietoa intrassa. Se on siinä!