Kansainvälisellä yhteistyöllä potkua intraan

Solmu

Viime viikolla tapahtui

Työmatkani lahden toiselle puolelle toiseen toimistoomme antoi rutkasti uutta puhtia projektilleni. Sain hienon tilaisuuden keskustella heidän tavastaan hoitaa sisäistä viestintää, eikä Intra ollut heilläkään se mieluisin tai käytetyin tapa. ”Soitto kaverille” oli yhä ehdottomasti suosituin tapa saada selville haluttu tieto. Heillä intran tiedot on jaettu selkeästi osastoittain ja ryhmitelty hyvin, mutta silti eri osastot eivät ole sen enempää kiinnostuneet lukemaan toistensa asioista, joka näkyikin selvästi tiedonkulun puutteina tärkeissä asioissa. Ikään kuin aloitettu hyvin, mutta toteutus ontuu, vähän niin kuin meilläkin. Suurimpana esteenä tiedon hakemisen vaikeus – ja hitaus, kuulemma.

Naapuritoimistomme on koettanut ratkaista ainakin osan tiedottamisesta sisäisellä henkilöstölehdellä, tai oikeammin se on viikoittainen email, jota kokoaa uusi markkinoinnista vastaava henkilö ja yksi markkinointihenkinen sihteeri. Tarkoituksena on kerätä eri osastoilta ”tiedonmuruja”, jotka sitten kootaan yhteen ja jaetaan kaikkien tietoon. Ideana ihan hieno, mutta samalla intra jää heillä täysin taka-alalle ja entistä enemmän käyttämättä, vaikka juuri intra on se konsernin yhteinen tietopankki.

Tästä sain idean..

Koetin jääräpäisesti puolustaa Intrasivujen hyödyllisyyttä ja argumentoida niiden kehittämisen puolesta, ja jotenkin tuntuu, että taisin siinä hieman onnistua! Tästä innostuneena esittelin heille ideoitani uuden ja paremman viestintäkanavan kehittämisestä ja luulen, että onnistuin kylvämään yhteistyön siemenen.

Henkilöstölehden uusi tuleminen?

Ei nyt ihan mennä sentään niin paljoa taaksepäin, mutta hieman kylläkin, nimittäin voisi olla kokeilemisen arvoinen juttu ottaa meilläkin käyttöön jonkin sortin ”newsweek” infokirje, jonka avulla voisimme nimenomaan ohjata käyttäjiä intraan linkittämällä tiedot.

Meillä on jo käytössä päivittäinen poissaoloviesti, josta näkee, kuka on paikalla ja kuka ei. Jotta sähköpostiviestien määrää ei enää lisättäisi entisestään – käyttäjien kommenttien mukaan nykyisinkin jo tulee liiaksi postia - niin voisimme hyödyntää tätä viestiä laajentamalla sen sisältöä esim. 2 kertaa kuukaudessa runsaammalla tiedon määrällä ja visuaalisesti paremmalla ilmeellä. Tarkoituksena olisi onnistua ohjaamaan käyttäjät löytämään intran sisältö entistä paremmin, ei niinkään jakaa tiedonjyväsiä irrallaan laajemmasta kontekstista.

Visuaalisesti hieno lyhyt viesti, kuvilla höystettynä ja linkeistä lisätietoa intrassa. Se on siinä!

Profile picture for user Sevi Pesonen
Projekti
Milla Uusitalo KIRJOITTI:
Hei, ideasi kuulostaa mainiolta! Näin jo päässäni vision, jossa työntekijöille lähtisi sähköpostikirje, jossa uutisaiheista pienet esittelyt sekä "lue lisää"-tietysti intrasta! :) Hienoa, että olet saanut kollegat edes vähän innostumaan aiheesta. Toivottavasti teillä on myös porukka joka pystyy ottamaan kuukausikirjeen(?) sekä intran ylläpidon vastuulleen, jotta homma ei alkuinnostuksen jälkeen lässähdä.
Lähetetty To, 09/29/2016 - 11:24
Piia Bogdanoff KIRJOITTI:
Todella hyvä idea mainostaa intrassa olevia uutisia ja tärkeitä, ajankohtaisia asioita uutiskirjeellä. Toivottavaa tietenkin olisi, että jossain vaiheessa ihmiset kävisivät intran etusivulla lukemassa uutiset ilman mainosta. Uutiskirjeen avulla käyttäjät oppivat myös tuntemaan intran sisältöä ja saattavat yllättyä, mitä kaikkea intrasta löytyykään.

Voisiko päivittäisen sähköpostitse lähetettävän poissaoloviestin siirtää intraan? Osaston omilla sivuilla voisi olla viikkotiedot tai viikkokalenteri, jonne päivitettäisiin poissaolot sekä muut osastoa sillä viikolla koskevat asiat. Päivityksiä voisi tehdä myös viikkoja etukäteen eli sitä mukaa kun tiedot saadaan. Suuri osa päivityksistä tehtäisiin tietenkin edellisen viikon perjantaina ja osa samana päivänä.
Lähetetty To, 09/29/2016 - 11:24
Jarkko Nivala KIRJOITTI:
Tässähän on todella ideaa omaankin organisaatioon. Sama narina kuuluu sähköpostien tulvasta puhumattakaan sähköpostien mukana jaettavista liitetiedostoista. Onhan se varmasti totta, että ei niitä kukaan jouda täysin lukemaan. Tuleekin kysymykseen jokaisen henkilökohtainen vastuu siitä, että pysyy kartalla ja osaa poimia oman työnsä kannalta merkittävän tiedon. Työelämä on sikäli muuttunut, että puhuisin yksilön omasta vastuusta työnsä kehittämisessä edelleen.

Tämä ideasi vastaa mielestäni myös omalta osaltani kuvaamaa ongelmaa tuomalla siihen selkeän ratkaisun. On mielenkiintoista saada tietää miten aihe on edennyt ja otettu vastaan. Onko riittävä tiedotuksen taso pystytty tällä turvaamaan.
Lähetetty To, 09/29/2016 - 11:25
Tanja V-V KIRJOITTI:
Tämä kansainvälinen yhteistyö (tai ainakin se alkusysäys) intran kehittämisessä on mielestäni upea konkreettinen askel ja ulottuvuus projketissasi. Nythän intranne on siis tavallaan onnistunut tässä Connect-tavoitteessaan. Silta eri maiden toimistojen välille on rakennettu, ja tästä eteenpäin yhteistyötä voidaan vain syventää. Koska sisäisen viestinnän (ja ihan vaan intrankin) kehittämiset ovat kv-yrityksissä isoja ja monimutkaisia juttuja, viestinnän lehittäminen eri maissa erikseen tuntuu usein aluksi hyvältä tai ainakin hallittavammalta idealta. Koska lopullinen tavoite on kuitenkin yhteisöllisyys ja yhteinen tekeminen yli rajojen, yhteistyötä tarvitaan. Kannattaa pitää sitä aktiivisesti yllä!
Lähetetty To, 09/29/2016 - 11:26