Polttopisteessä sisäinen viestintä

Blogi 1Kurssillamme Yritysviestinnän uudet ympäristöt olemme saaneet kuulla mielenkiintoisia ja innostavia luentoja sosiaalisesta mediasta, sen tuomista mahdollisuuksista ja haasteista. En kuitenkaan käsittele tässä projektissani yrityksemme ulkoista viestintää enkä somea, vaan tartun yhtä tärkeään ja päivänpolttavaan - joskin ehkä vähemmän muodikkaaseen - teemaan: sisäiseen viestintään.

Vaikka sisäinen viestintä ei periaatteessa näy yrityksen ulkopuolelle, on sillä henkilöstöön suoria vaikutuksia. Sen onnistumisen voi aistia. Sisäinen viestintä mahdollistaa yrityksessä mm. tiedon jakamisen, tiedon saannin, avun, tuen, yhteishengen luomisen ja vuorovaikutuksen.  

Projektini alkaa tämän hetken tilanteen kartoituksella. Yritys toimii kansainvälisesti, mutta rajaan projektini henkilöstölehden ja intran suomenkielisiin versioihin. Toimin itse tällä hetkellä henkilöstölehden toimittajana. Tehtävä on minulle vielä uusi, sillä olen tuottanut vasta kolme lehteä. Henkilöstölehti julkaistaan kerran kuukaudessa kolmella kielellä. Se jaetaan pääsääntöisesti sähköisesti, mutta paperiversio toimitetaan henkilöille, jotka eivät työskentele tietokoneen äärellä.

Henkilöstölehteen kasataan sekä organisaatiota koskevia tiedotteita ja tapahtumia että tarinoita yrityksemme henkilökunnan toiminnasta (mm. yrityksen erinäisistä kerhoista tai osastojen virkistystapahtumista). Oman tilansa saavat myös henkilökunnan tärkeät tiedotteet, kuten vihkimiset ja lasten syntymät tai isot merkkipäivät. Kuvia käytetään elävöittämään sisältöä ja tekemään lehti kiinnostavammaksi. Henkilöstölehdellä ei ole kiinteää sivumäärää, joten sen pituus riippuu tiedotteiden / juttujen määrästä.

Intraan on kerätty tietoja organisaation eri osastoilta esimerkiksi IT:hen, markkinointiin sekä HR:n liittyen. Sivujen päivittämisistä ovat vastuussa osastoilta nimetyt henkilöt. Lisäksi intrasta saa tietoja yrityksestä, sen historiasta ja organisaatioista. Myös yhteystiedot ovat helposti haettavissa. Intran etusivulla on päivittäin vaihtuva kuva ja mietelause, henkilöstöravintolan menu sekä yrityksen sisäiset uutiset. Intran kielinä ovat suomi ja englanti.

Itselläni olevat tiedot ja ideat eivät vielä riitä kehittämään henkilöstölehteä tai intraa riittävästi, sillä lukijoita ja tiedon tarvitsijoita on satoja. Haluaisinkin tietää, mitä mieltä lukijat ja käyttäjät ovat tämän hetken henkilöstölehdestä ja intrasta sekä mitä ehdotuksia, mielipiteitä ja epäkohtia heillä on minulle antaa. Mitä henkilöstölehdeltä halutaan? Mitä tai minkälaisia tietoja/juttuja siitä halutaan lukea? Minkä näköinen sen halutaan olevan? Onko kuvien määrä riittävä? Mikä olisi sen haluttu pituus? Sekä tiedetäänkö, mitä tietoja intra pitää sisällään? Mitä tietoja intraan haluttaisiin lisättävän? Miten intran käyttö koetaan? Halutaanko sinne enemmän kuvia? Olisiko blogille lukijoita? Vai halutaanko vuorovaikutusta muilla keinoin? Miten lukijat saadaan hakemaan tietoa intrasta?

Jotta henkilöstölehteä ja intraa voidaan alkaa kehittää käyttäjäystävällisempään suuntaan, on itseni nyt aika ryhtyä miettimään, mitä ja miten tietoja käyttäjiltä kysytään.

Profile picture for user Susanna Myllys
Projekti
Ari Rönkä KIRJOITTI:
Sama asia tuntuu vaivaavan teidän yritystänne, kuin omaakin työpaikkaani. Olen havainnut, että varsinkin intran käytössä suurin ongelma on ollut se, että ihmiset ei kertakaikkiaan tiedä, mitä kaikkea tietoa siellä on ja miten tiedon pystyy helpoiten löytämään. Sisäinen tiedottaminen takertelee tässä suhteessa erittäin pahasti ja se luultavasti johtuu siitä, että vastuita ei ole määritetty ja intran käytölle ei ole rakennettu toimivaa sisäistä strategiaa. Tätä asiaa voisit ehkä myös kartoittaa, koska jos intran saa toimivaksi, se palvelee organisaatiota varsin tehokkaasti ja säästää monen ihmisen aikaa, kun tarvittavan tiedon löytää helposti.

Toinen kommenttini liittyy henkilöstölehteen. Meidän sisäinen henkilöstölehti tulee myöskin epäsäännöllisen säännöllisesti kaikille työntekijöille pääkonttorista. Valitettavasti aina kun sitä silmäilee tulee mieleen, että onko aika jo ajanut tämän median ohi ja onko sellaiselle enään tarvetta? Ongelma on lähinnä siinä, että kaikki asiat, jotka siellä esitetään, ovat jo tulleet ihmisten tietoon muuta kautta eikä lehteä koeta enään kiinnostavaksi. Uskon itse, että tehokas intra joka on ajantasainen, elävä ja sisältää oikeaa kaikkia kiinnostavaa sekä työtä helpottavaa tietoa toimii tehokkaammin nykyajan organisaatiossa. Lisäksi uskon, että eri tahojen kirjoittamat blogit voivat olla tosi kiinnostava uusi tapa viestiä asioista sisäisesti (esim. tj:n oma palsta, osaston vastaavien ja miksei asiakkaidenkin omat blogisivut).
Lähetetty To, 09/29/2016 - 11:12
Sanna K Luotonen KIRJOITTI:
Sama asia tuntuu vaivaavan teidän yritystänne, kuin omaakin työpaikkaani. Olen havainnut, että varsinkin intran käytössä suurin ongelma on ollut se, että ihmiset ei kertakaikkiaan tiedä, mitä kaikkea tietoa siellä on ja miten tiedon pystyy helpoiten löytämään. Sisäinen tiedottaminen takertelee tässä suhteessa erittäin pahasti ja se luultavasti johtuu siitä, että vastuita ei ole määritetty ja intran käytölle ei ole rakennettu toimivaa sisäistä strategiaa. Tätä asiaa voisit ehkä myös kartoittaa, koska jos intran saa toimivaksi, se palvelee organisaatiota varsin tehokkaasti ja säästää monen ihmisen aikaa, kun tarvittavan tiedon löytää helposti.

Toinen kommenttini liittyy henkilöstölehteen. Meidän sisäinen henkilöstölehti tulee myöskin epäsäännöllisen säännöllisesti kaikille työntekijöille pääkonttorista. Valitettavasti aina kun sitä silmäilee tulee mieleen, että onko aika jo ajanut tämän median ohi ja onko sellaiselle enään tarvetta? Ongelma on lähinnä siinä, että kaikki asiat, jotka siellä esitetään, ovat jo tulleet ihmisten tietoon muuta kautta eikä lehteä koeta enään kiinnostavaksi. Uskon itse, että tehokas intra joka on ajantasainen, elävä ja sisältää oikeaa kaikkia kiinnostavaa sekä työtä helpottavaa tietoa toimii tehokkaammin nykyajan organisaatiossa. Lisäksi uskon, että eri tahojen kirjoittamat blogit voivat olla tosi kiinnostava uusi tapa viestiä asioista sisäisesti (esim. tj:n oma palsta, osaston vastaavien ja miksei asiakkaidenkin omat blogisivut).
Lähetetty To, 09/29/2016 - 11:13
Sanna K Luotonen KIRJOITTI:
Itsellänikin on kokemuksia yrityksen intranetin uudistamisesta. Ennen tätä prosessia intranet oli jäänyt lähinnä "kirpputorin" asemaan, mutta kun kyselimme henkilöstön toiveita tämän uuden sisäisen foorumin kehittämiseksi, niin se nostatti yllättävänkin suuria tunteita pintaan. Eli intrasta kuitenkin välitettiin!

Hyvin toimiessaan intranet tarjoaa keskitetyn paikan tiedon jakoon ja hallinnointiin, tuo johtoa lähemmäksi työntekijöitä ja ylläpitää yrityksen omaa kulttuuria.
Lähetetty To, 09/29/2016 - 11:13
Elisa Juholin KIRJOITTI:
Hienoa, että käsittelette täällä myös työyhteisöviestintää/sisäistä viestintää, joka liian usein jää muun viestinnän jalkoihin. Lehdet ja intra ovat tärkeitä mutta vielä tärkeämpää on arjen työyhteisöviestintä, jonka tavoitteena tulisi olla vastuullinen dialogi jokaisen asiana. Työyhteisöviestintä on keskeisimpiä tekijöitä työn ilon synnyttämisessä, ja se syntyy yleensä siitä kun ihmiset voivat puhua toistensa kanssa yhteisistä asioista. Tämä on tärkeää, sillä työnilosta syntyy myös tulosta. Tsemppiä projektillesi!
Lähetetty To, 09/29/2016 - 11:14
Jarmo Lehmusvainio KIRJOITTI:
Henkilöstölehti tiedottamisen kanavana on mielestäni tänä päivänä pirteä ja tervetullut poikkeus sähköiseen tietotulvaan, enkä usko sen mitenkään olevan poistumassa, vaan päinvastoin tuntuu siltä, että sillä on jatkuvasti oma paikkansa tiedottamisen kanavana.

Henkilöstölehti on hitaampi kuin sähköinen media, varsinkin jos se joudutaan painamaan jossakin ulkopuolella ja silloin tämän ehkä voisi hyödyntää sisällössäkin - voisiko henkilökuntalehdessä olla hieman syvempiä tai laajempia juttuja kuin normaaleissa lyhyissä intran kautta tulevissa tiedotteissa?
Lähetetty To, 09/29/2016 - 11:14
Anna Toivola KIRJOITTI:
Sisäinen viestintä jää helposti ulkoisen viestinnän jaljoihin. On vaikea työskennellä yrityksessä joka olettaa, että asian kertominen muutamalle harvalle sattumalla paikalla olevalle henkilölle tarkoittaa samaa kuin, että nyt kaikki tietävät missä mennään. Sisäinen viestintä ei ole ainakaan omalla kohdallani toiminut missään aikaisemmassa yrityksessä, jossa olen ollut töissä. Toivottavasti tilanne muuttuu.
Lähetetty To, 09/29/2016 - 11:15
Heli Tarkiainen KIRJOITTI:
Juuri näitä samoja aiheita mietin päivittäin, juuri nyt! Meillä on menossa intranetin uudistus ja samassa yhteydessä on tarkoitus luopua paperisesta henkilöstölehdestä ja muokata se uutiskirjeen muotoon. Yksi viestintästrategian pääpainotuksista on yhtenäinen organisaatio ja se, että henkilöstö tuntee, mitä talossa tapahtuu. Käytäväkeskusteluissa olen huomannut, että tässä on työstettävää: organisaatio on muuttunut vuoden alusta ja vähän joka toinen on todennut, ettei tiedä, kuka nykyään tekee mitäkin. Tarve aktiiviselle viestinnälle on selvä ja odotuksia sille tuntuu olevan - sekä johdon että henkilöstön puolelta.
Lähetetty To, 09/29/2016 - 11:16