Kokeillen ja tunnustellen..

Näkymä Kalasatamaan

Olen työskennellyt yrityksessä nyt reilu puoli vuotta ja ihmettelen, ettei tätä huomaamaani dilemmaa ole korjattu jo aiemmin, vaikka yritys on tehnyt samaa työtä koko tämän vuosituhannen alun. Totuushan kuitenkin on, että ihmiset muuttavat jatkuvasti, ja ainakin jo valmiilla asuinalueilla ja opiskelija-asunnoissa asukkaat ovat vaihtuneet 15 vuoden aikana moneen kertaan.

 

Olen nyt ottanut tehtäväkseni keksiä eri ratkaisuja siihen, kuinka tavoitamme ja kerromme asukasportaalin olemassaolosta asukkaalle joka muuttaa alueelle ensimmäistä kertaa jo aiemmin asuttuun asuntoon. Kaikkia täysin uusia asukkaita informoimme heidän muuttaessaan ensimmäisen kerran uuteen taloon. He saavat meiltä infokirjeen ja salasanan, jolla he voivat identifioitua tietyn talon asukkaaksi. Vuosien kuluessa ja asukkaiden vaihtuessa, nämä samat tiedot pitäisi saattaa uusienkin asukkaiden tietoon, mutta ongelmana on, että me emme saa mistään tietoa näistä sisään muutoista.

 

porrasnäyttö Aloitimme potentiaalisten ratkaisujen miettimisen yhdessä työkaverini kanssa. Taloihin      suunnitellaan sähköisiä porrasnäyttöjä, jolloin meillä olisi ylläpitäjän ominaisuudessa  mahdollisuudet tavoittaa kaikki talojen asukkaat. Tällaiset projektit vaativat kuitenkin paljon  aikaa, kokouksia, kustannusarvioita, tarjousten ja ominaisuuksien metsästystä, eli ihan nopein ja  halvin keino tämä ei ole ongelman poistamiseksi. Siirrämme tämän ehdotuksen siis vielä  hetkeksi sivuun ja mietimme nopeampia tapoja.

                                                                                                            Esitteet                                                     

Toiseksi meille tuli mieleen taloyhtiöiden isännöitsijät. Heillä on varmasti tiedossaan kaikki ulos ja sisään muutot, mutta ovatko he halukkaita lisäämään työtaakkaansa raportoimalla meille uusista asukkaista? Isännöintiala ei valitettavasti ole kovin aktiivisen toimijan maineessa. Tästä asiasta pitäisikin saada yhteinen päätös kaikilta taloyhtiöiltä, että he velvoittaisivat isännöitsijät a) joko ilmoittamaan meille suoraan uusista asukkaista tai          b) vastaisivat meidän kuukausittain lähetettävään sähköpostikyselyyn: Onko taloon muuttanut uusia asukkaita? Tämä on omasta mielestäni toimivin vaihtoehto, mutta tämän lisäksi yrittäisin tavoittaa asukkaita vielä toisillakin tavoilla.

 

 vrkOtimme yhteyttä myös Väestörekisterikeskukseen kysyäksemme olisiko heiltä mahdollisuutta saada tietoa  tiettyyn osoitteeseen muuttavista henkilöistä. Täältä ei ole vastausta vielä kuulunut, mutta vrk:n nettisivujen  perusteella tiettyjen ihmisten muuttoliikettä voisi seurata muttei tietyn osoitteen. Eli tässä näyttäisi olevan  seinä  vastassa – hylätään idea.

 

Palveluyhtiöiden toimitusjohtajan kautta saimme omat Perinteinen ilmoitustauluyhteystietomme lisättyä taloyhtiöiden viralliseen kontaktilistaan, jonka huoltoyhtiöt toimittavat jokaisen rapun ilmoitustaululle. Hyvä alku, mutta emmehän me erotu sieltä mitenkään. Käyttekö te lukijat selailemassa läpi porrasrappujen vikailmoituskontakteja ihan ajankuluksi? No, me näppärinä kyhäsimme kasaan oman esitteen ja lähetimme sen toimitusjohtajalle. ”Saisiko tämänkin samaan jakoon?” Ja läpi meni, ainakin häneltä, mutta katsotaan nyt, löytyykö esitteemme lopulta joka rappukäytävästä. Voisimme muuten hoitaa jakelun toki itsekin, mutta nykyään kaikki raput ovat lukittuja ja emme pääsisi sisään kiinnittämään ilmoituksia.

 

Ja onhan meillä olemassa vielä portaaliin liitetyt Facebook, Twitter ja Instagram tilit. Mutta ongelma on edelleen sama, miten uudet asukkaat osaisivat näitä seurata, jos eivät meistä mistään kuule ensin.

Löytyisikö teiltä lukijoilta uusia ideoita, joita meidän mieleemme ei ole vielä tullut ja joita voisimme kokeilla?Kysymysmerkki

          

Eri testaukset ovat nyt alkaneet tai ovat vielä suunnitteluasteella, joten tässä vaiheessa minulla ei ole vielä esittää rekisteröityneiden asukkaiden määrän kasvua. Olen kuitenkin vahvasti siinä uskossa, että vuoden lopulla meistä on kuullut ja meidän sivujamme käyttävät useat sadat uudet asukkaat.

Profile picture for user Nina P.
Projekti

Kuinka tavoittaa asukkaat eri viestintäkanavien kautta?

Kartoitan kehittämistehtävässäni keinoja tavoittaa asuntoihin muuttavat "uus"asukkaat ylläpitämiemme asuinalueportaalien alueella. Tällä hetkellä tavoitamme vain talojen uudet asukkaat, mutta emme saa mistään tietoa ulos- tai sisäänmuuttavista, joten emme voi mainostaa asuinalueportaalia heille henkilökohtaisesti. Kehittämistehtävä tulee etenemään seuraavasti:

  • Eri tapojen kartoitus informoida asukasportaalista uusille ja nykyisille asukkaille
  • Varteenotettavien tapojen testaus
  • Rekisteröityneiden asukkaiden määrän kasvu testiajanjaksolla
Marko.V KIRJOITTI:
Hei Nina,

Kiitos mielenkiintoisesta blogikirjoituksesta. Sinänsä sattui mukavasti tämä kommentointijärjestys, että itse taidan olla sinun projektisi kohderyhmää - asun nimittäin kolmatta vuotta Kalasatamassa. Taloyhtiössä, jossa itse asun, on tapahtunut jonkin verran muuttoja näiden kolmen vuoden aikana. En asiaan muuten kiinnittäisi mitään huomiota, mutta aina silloin tällöin taloyhtiön omille FB-sivuille tulee maininta siitä, että joku asukas muuttaa ja kiittää kaikkia naapureitaan sekä muita kanssaeläjiään yhteisistä vuosista. Tämä taloyhtiön oma FB-sivu on muutenkin mainio alusta yleisten asioiden hoitamiseen, sillä siellä vaihdellaan / tarjotaan saunavuoroja, sovitaan yhteisiä lenkkejä, pyritään lisäämään taloyhtiön asukkaiden yleistä viihtyvyyttä jne. Taloyhtiön omilla FB-sivuilla on myös isännöitsijä, joka tiedottaa taloyhtiöön liittyvistä asioista sekä vastaa asukkaiden esittämiin kysymyksiin.

Mainitset, että yksi vaihtoehto ongelman ratkaisuksi voisi olla sähköiset porrasnäytöt. Ideana erinomaisen hyvä, mutta tosiaan sellaisen toteuttaminen, ainakin laajassa mittakaavassa, vaatinee melko paljon erinäköisiä resursseja. Tietysti tällaisen suunnitelman voisi toteuttaa ns. pitkällä tähtäimellä, mutta siirtymäkauden ajaksi on toki keksittävä jokin korvaava metodi. Oletko pohtinut, että voisiko jonkinlaisen aiheeseen liittyvän esitteen tai informaatiolomakkeen jakaa jokaiseen asuntoon asukaskansioon liitettäväksi? En tietysti tiedä muista alueen taloyhtiöistä, mutta esimerkiksi meidän taloyhtiömme rakennuttaja jakaa säännöllisin väliajoin A4-kokoisia lappuja, joissa on erilaista informaatiota liittyen asumiseen, talon toimintoihin yms. seikkoihin. Tietysti tämä malli ei ole mitenkään täysin aukoton, sillä se edellyttää, että dokumentit arkistoidaan mainittuun kansioon, kansio jää asuntoon ja uusi asukas kansiota myös tarkastelee sisäänmuuton yhteydessä. Toinen vaihtoehto, jota voisi harkita, on taloyhtiöiden omat FB-sivut, mikäli sellaisia on laajemmassa mittakaavassa käytössä ja mikäli sivujen ylläpitäjä / isännöitsijä on halukas liittämään informaation sinne. Nämä tietysti edellyttävät hivenen selvitystyötä yms., mutta mielestäni kannattanee harkita muiden vaihtoehtojen joukossa.

Yleisellä tasolla tuo isännöintipalvelu taitaa olla varsin haasteellinen, nimittäin meidänkin taloyhtiössämme on monta kertaa vaihdettu isännöintipalvelujen tuottajaa. Kuten itsekin pohdit, voi olla, että isännöitsijät eivät ole kovin innokkaita lisäämään omaa kuormitustaan - ainakaan, mikäli syy sille ei ole erittäin painava tai muuten tärkeä. Pohdit, että taloyhtiöiden pitäisi velvoittaa isännöintipalvelujen tuottajat toimittamaan muuttoilmoitukset eteenpäin. Tietysti tällainen kollektiivinen päätös on mahdollista tehdä taloyhtiöiden päättävissä elimissä, mutta epäselväksi jää lisääntyneiden kustannusten kanavointi. Yleensä isännöintiä tarjoavat yritykset laskuttavat kaikesta mahdollisesta lisätyöstä ja tämä tuskin tekee poikkeusta. Jäisikö maksut taloyhtiöiden kannettavaksi? Ja jos jäisi, mikä olisi taloyhtiön saama lisähyöty kasvaneista isännöintikustannuksista?

Mainitusta taloyhtiön omasta FB-sivusta johtuen en ainakaan itse kovinkaan aktiivisesti tarkkaile perinteistä ilmoitustaulua. Pitääkin olla aktiivisempi ja observoida, että tuleeko ilmoitustaululle uutta materiaalia ja löytyykö teidän esitteenne muiden joukosta.

On kyllä erittäin mielenkiintoista seurata, että miten projekti etenee ja missä vaiheessa projektille asetetut tavoitteet tulevat saavutetuiksi. Toivottavasti löydätte oikeat menetelmät ja niitä tukevat mekanismit, joiden avulla asuinalueportaalit tulevat entistä laajemman asukaskunnan tietoisuuteen ja käyttöön. Faktahan on, että tällainen on kiistatta nykyaikaa näin digitalisaation aikakaudella.

Tsemppiä tuleviin haasteisiin toivottelee,

Marko V.
Lähetetty Su, 10/23/2016 - 12:27
Jukka Kannisto KIRJOITTI:
Hei

Tuo ensimmäinen kommenttisi on mahtava. Juuri tuosta syystä yritysten kannattaisi useammin palkata uusia työntekijöitä, ehkä jopa työntekijöitä täysin eri alalta. Uudet ihmiset pystyvät näkemään sellaisia asioita, joita vanhat pitävän itsestään selvinä. Ihmettelit miksei tähän asiaan ole puututtu, vaikka yritys on toiminut jo koko tämän vuosituhannen samalla alalla. Onko teidän yrityksessä kenties ollut pieni vaihtuvuus henkilökunnan suhteen ja samat ihmiset ovat pyörittäneet samoja asioita vuosikaudet?

Sinulla oli monta hyvää ideaa asioiden korjaamisen suhteen. Varsinkin nuo elektroniset taulut voivat tulevaisuudessa, kun näytöt halpenevat reilusti, olla hyvä asia. Onnea ja menestystä isännöitsijöiden kanssa keskustelemiseen.. Omat kokemukseni heidän kanssaan toimimisesta eivät ole kauhean positiiviset, joten tulet tarvitsemaan sitä :)

Ilmoitustaulujen lappuja en lue koskaan, mutta tärkeät tiedot ovat yleensä teipillä kiinni rappukäytävän ovessa. Kun rappukäytävät tosiaan ovat lukittuja, niin joudun joka kerta avaamaan rappukäytävän oven. Näin ollen silmiini osuu väkisinkin siihen keskelle teipattu lappu, jonka sitten luen, oli sen sanoma mikä tahansa.

Tsemppiä projektiisi!

t. Jukka
Lähetetty Ma, 10/24/2016 - 10:49