Paikkarille oma viestintäkanava!

Yritysten sisäinen viestintä on kehittynyt ja kehittyy koko ajan. Sosiaalinen media on muuttanut ihmisten tapaa viestiä. Tämä vaikuttaa myös yritysten viestintään. Sisäinen viestintä vaatii siis suunnittelua, jotta se ei olisi vain tulipalojen sammuttamista. Sisäisessä viestinnässä voi astua sudenkuoppiin , jos ei tee selkeää suunnitelmaa, että miten viestintä organisaation sisällä hoidetaan. Viestintää suunniteltaessa voi miettiä oman organisaation käytäntöjä ja miten niitä voisi kehittää.
 

Lähtötilanne paikkarissa

Paikkarissa eli paikallisvartionnissa sisäinen viestintä on aiemmin hoidettu sähköpostin välityksellä. Tästä on aiheutunut , että henkilöstön sähköpostilaatikot ovat täynnä monenlaisia viestejä. Kaikki eivät saa välttämättä tarvitsemaansa tietoa, koska ne voivat hukkua viestitulvaan tai jäädä sähköpostilaatikon pohjalle.  Ongelmana on ollut lisäksi, että tieto ei ole kulkenut toimistolta asiakaskohteilla työskenteleville. Tiedonkulku on ollut olematonta. 
 

Projektin tarkoitus

Kehittämisprojektin tarkoituksena on parantaa paikallisvartioinnin sisäistä viestintää sekä lisätä vuorovaikutusta organisaation sisällä.  Henkilöstön aktivoimisella saadaan myös parannettua ryhmähenkeä, kun jokaisella on mahdollisuus vaikuttaa ja käytössä on kanava, jossa tuoda omia mielipiteitä esiin.  Jotta uusi toimintatapa saadaan jalkautettua, tulee toimialapäällikkö näyttämään omaa esimerkkiään.  Projektin ajatuksena on, että mikäli saadaan luotua toimiva malli, voidaan sitä käyttää myös muissa vartioinnin yksiköissä.  
 

Projekti liikkelle

Projektin ensimmäinen vaihe on kertoa palveluesimiehille, että mistä projektissa on kyse ja miksi projekti toteutetaan. Projektin esittely tapahtuu seuraavan kuukausipalaverin yhteydessä 11.11.2013. Vuorovaikutuksen  ja tiedonkulun parantamisen lisäksi tarkoituksena on kertoa palveluesimiehille työvälineistä, joita yrityksessä on käytössä: Share Point ja MS Communicator ja millaisissa tilanteissa niitä voidaan käyttää. Jos esimerkiksi kysymykseen halutaan vastaus heti, niin Communicator tai puhelin on tällöin paras vaihtoehto. Mikäli taas vastauksen saamisella ei ole niin kiire, niin silloin käytetään paikallisvartionnin ryhmätyötilan keskustelupalstaa.  Ryhmätyötilassa jokaisella on näkyvissä vain ne osiot, joihin heillä on käyttöoikeudet.
 

Tulevaisuuden visio

Paikallisvartioinnin ryhmätyötilan yleiseen osioon tulee mm. tiedostokirjasto, josta löytyvät kaikki lomakkeet ja ohjeet, joita paikallisvartioinnissa on käytössä. Kaikilla on käyttöoikeudet tiedostokirjastoon. Keskustelupalstoja tulee olemaan kahdenlaisia: kaikille avoin sekä palveluesimiehille ja toimialapäällikölle tarkoitettu keskustelupalsta.  Ajatuksena on edetä pala kerrallaan ja saada henkilöstö mukaan projektiin. Uusien toimintatapojen sisäänajaminen on varmasti haastavaa, mutta lopussa kiitos seisoo. Tavoitteena on parempi informaation kulku koko paikallisvartioinnissa.
 

Herättikö projekti sinussa jotain kysymyksiä? Vai tekisitkö jotain toisin?

Profile picture for user Merja Auvo
Projekti

Paikkarille oma viestintäkanava!

Kehittämistehtäväni on luoda paikallisvartionnille sisäinen viestintäprosessi ja käyttää digiviestintää tässä apuna. Ongelma on, että tiedonkulku on olematonta. Tavoitteena on parantaa paikallisvartioinnin sisäistä tiedotusta.

 Tavoitteet:

  •   sisäisen tiedonkulun parantaminen
  •   paikallisvartioinnille oma "team room"
  •   työntekijöiden aktivointi
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Moi!

Aluksi pahoittelen viivästynyttä kommentointia, olin viikonloppuna matkoilla (Välimeren lämmössä joten en ole hirveän pahoillani kuitenkaan:)).

Aiheen valintasi on erittäin ajankohtainen, sähköpostin alati kasvava tulva aiheuttaa työntekijöissä enemmän ja enemmän stressiä. Muistan aivan vastikään lukeneeni uutisen, jonka mukaan jopa kolmasosa työntekijöistä kokee jatkuvaa stressiä sähköpostitulvan takia.

On oikein hyvä idea siirtää sisäinen viestintä muille väylille. En tunne itse noita ehdottamiasi foorumeita, mutta näkisin helppokäyttöisyyden olevan yksi tärkeimmistä valintakriteereistä. Paikkarit tulee koulutuksen ja käyttöönoton jälkeen myös velvoittaa käyttämään näitä kanavia, jottei sähköposti jää ikäänkuin "varjokanavaksi".

Tulevaisuuden visio -kohdasta näkyy innostus aiheeseen, jotenkin on varmasti syytä rajata projektia niin että omat resurssisi varmasti riittävät.

Blogina kirjoituksen alku oli mielestäni hyvä, nuo linkit aiheisiin olivat kiinnostavia. Itse tykkäsin erityisesti sisäisen viestinnän sudenkuopat –artikkelista (Talouselämä), jonka kuvauksista moni osui ja upposi. Blogin edetessä siitä tuli ”tutkimussuunnitelmamaisempi”, olisin kaivannut jotenkin räväkämpää ja haastavampaa otetta.

Toivotan jaksamista projektin läpivientiin!

T. Jami
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:34
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Tämäpä herättää ajatuksia :) Ensimmäisenä mietin, että ovatko kaikki työntekijät helposti koneen ääressä? Vai onko aikoja, joilloin pääasiassa koneella ei olla? Meillä lyncin käyttö, siis communicatoria vastaava, on arkea ja olen itsekin todennut sen mukavaksi ja helpoksi. Aina ei voi vastata puhelimeen, mutta pikaisesti voi kyllä viestiä ja auttaa. Tosin tästä voi seurata se, että palaveriin osallistujat tuntuvat tekemän paljon muutakin kuin kuuntelevat ja osallistuvat kokoukseen, mutta se onkin jo toinen asia...

Viestinnän projekteissa ja monissa muissakin on johdon esimerkki todella tärkeä ja siksi on hyvä, että tuo on sinullakin lähtökohtana. Ja osallistuminen, se että saa olla mukana ja vaikuttaa, helpottaa omaksumista. Aina on niitä, jotka eivät innostu asiasta tai pitävät sitä huonona, mutta mahdollisuuden tarjoaminen on tärkeämpää.

Mietin vähän tuota avoimempaa keskustelupalstaa tai sitä, onko välttämätön. Toisaalta, jos ihmiset eivät näe toisiaan, jäävät ns. käytäväkeskustelut käymättä, joten siksi avoin keskustelu(palsta) olisi tarpeellinen. Ehkä olisi hyvä miettiä siten, mitä tehdään, jos keskusteluun täytyy puuttua? Aiotko seurailla ja ohjailla keskustelua tarvittaessa tiettyyn suuntaan?

Tsemppiä tulevaan palaveriin ja tule kertomaan, millaisen vastaanoton projekti sai!
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:34
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Minäkin innostuin lukemaan Talouselämän artikkelia (keskeytti tosin sinun blogisi lukemisen) ja tykkäsin siitä. Miten ajattelit aktivoida työntekijöitä? Onko Share Point ja MS Communicator jo käytössä teidänkin osastolla vai tulevatko ne nyt tämän projektin mukana käyttöön? Tapahtuuko aktivointi vain esimiesten kautta? Keinot ja järjestelmät ovat hyviä, mutta voisit vielä miettiä miten niiden käytön varmistaminen tapahtuu. Tsemppiä projektiin! Sanna
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:35
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Kiitos kovasti palautteesta. Sain todella hyviä vinkkejä jatkoa ajatellen. Seuraava vaihe on ensi maanantaina tosiaan projektin esittely ja perustelu.

Yleinen keskusteluosio on luotu, koska kaikki eivät ole samassa toimipisteessä, joten kaikki pääsevät osallistumaan keskusteluun. Tarkoitus on yhdessä paikkarin esimiehen kanssa seurailla keskustelua ja ohjailla, jos on tarvetta.

Tällä hetkellä on communicator käytössä ja share point, mutta kaikki eivät ole oikein ottaneet niitä omakseen, joten tässäkin on työsarkaa.

Mutta tästä on hyvä jatkaa. :)
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:35
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hei Merja!

Sinulla on hyvin ajankohtainen ja haastava aihe, kuinka viestiä työyhteisössä. Sähköpostitulva on varmasti tuttua monessa yrityksessä ja hienoa jos pyritään keksimään myös muita vaihtoehtoja viestimiseen. Tiedonkulkuun vaikuttaa suuresti myös työntekijän oma aktiivisuus tiedon etsimisessä. Se tuntuu usein unohtuvan kun sanotaan että tieto ei kulje. Onko teillä henkilökunta tavoitettavissa vain sähköisellä viestinnällä?

Kerroit että tiedonkulku on ollut olematonta. Miten olette tutkineet asiaa vai onko asia tullut käytännössä ilmi? Tuli myös mieleen onko teillä jo suunnitelmaa siitä miten ja millä mittareilla mittaatte projektin onnistumista (viestinnän tehostumista)?

Laittamasi linkit olivat mielenkiintoisia. Erityisesti sudenkuopat kuulostivat tutuilta omassa organisaatiossa. Olet rakentanut blogin selkeästi ja väliotsikointi lisää lukemisen mukavuutta. Itse sain blogistasi ja sen linkeistä uusia ideoita ja ajatuksia sisäisen viestinnän kehittämiseen, joka on ajankohtaista omassa työyhteisössäni.

Miten projektin esittely meni kuukausipalaverissa?

Tsemppiä kehittämiseen! :)
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:35
Vilma Kuke KIRJOITTI:
Hieman päivitystä projektiin. Esittely meni mielestäni hyvin. Kaikki olivat palaverissa yhtä mieltä, että muutosta tarvitaan. Toisaalta hieman skeptisyyttä myös esiintyi, joka perustuu lähinnä aikaisempiin kokemuksiin samantyyppisistä tilanteista. Mutta paikallisvartioinnin toimialapäällikkö on tässä täysillä mukana ja haluaa tästä toimivan systeemin. Tämä on mielestäni jo erittäin hyvä alku.

Henkilökunta pitää yhteyttää sähköisten kanavien lisäksi puhelimella ja toimistolla olevat myös tietenkin tapaavat henkilökohtaisesti. Haastetta luo, että paikallisvartioinnin henkilökunta on eri työpisteissä. Alku ainakin vaikuttaa lupaavalta, sillä keskusteluosiossa on ollut ajoittain vilkastakin keskustelua.

Seuraavaksi on tarkoitus miettiä tosiaan mittareita, joilla voidaan seurata, että onko viestintä todellisuudessa parantunut.

On todella kiva kuulla, että laittamani linkit ovat olleet kiinnostavia ja antaneet ehkä jotain ideoita muillekin.

Kiitos aktiivisesta kommentoinnista. :)
Lähetetty Ma, 10/31/2016 - 13:35