- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Mitä, mihin hittoon kaikki mun nettisivut ovat hävinneet? Tällainen kysymys raikui toimistomme käytävillä, kun it-asiantuntijamme oli vaihtanut kaikille nettiin kirjautumissivuksi pakotetusti konsernimme intrasivuston.
Toimiiko pakotus?
Olimme pienemmällä porukalla hallinnossa jo pidemmän aikaa miettineet, miten saisimme henkilökuntamme aktivoitua käyttämään konsernin omia intrasivuja. Intraan on suurella vaivalla kerätty kaikki henkilökuntaa koskevat tiedot ja konsernipolitiikat, mutta näitä tietoja suurin osa porukasta ei osaa tai halua käyttää.
Jo jonkun aikaa on intrassa ilmestynyt kuukausittain konsernin henkilöstölehti. Tähän on kerätty kuukauden henkilöstöuutiset sekä neljännesvuosittain tiedotettavat koko konsernia koskevat johdon antamat tuloskatsaukset. Lisäksi lehdessä ilmoitetaan muun muassa henkilökuntaetujen ajankohtaisuudesta ja tilaamisesta.
Päätimme siis ratkaista haasteen ja keksiä tavan houkutella ihmiset intraan. Ajattelimme, että helpoin ja nopein keino olisi tehdä intrasta pakotetusti kaikkien aloitussivu. Tosin heti ensimmäisenä kokeilupäivänä huomasimme, että tällä tavoin ei kehitystä saada aikaan – päin vastoin!
Mikä avuksi?
Istuimme taas porukalla alas ja mietimme, mitä ihmettä tehdä ja mikä tieto olisi sellaista, millä henkilökunta saadaan aktivoitua käyttämään intraa. Intran sisältö on tällä hetkellä kovin ”politiikkapainotteinen” ja uskomme, että tähän on saatava muutos. Intrasta tulisi löytyä jotain muutakin kuin sääntöjä. Jotain, minkä vuoksi sinne kirjauduttaisiin säännöllisesti ja vapaaehtoisesti.
Sisällön tulisi olla siis mielenkiintoista. Mitä muuta? Tiedon tulisi olla helposti löydettävissä. Näitä asioita pyöriteltyämme päätimmekin ottaa selvää, mitä mahdollisuuksia on kehittää intran teknisiä ominaisuuksia. Huomasimme, että olemassa oleva hakutoiminto voisi toimia monipuolisemmin ja tietoja voisi jäsennellä paremmin. Tarvitsemme it-tukea!
Käyttäjät mukaan ideoimaan!
No, mistä sitten pitäisi kirjoittaa? Päätimme tehdä käytäväkyselyn ja selvittää, mistä asioista intrassa toivotaan tiedotettavan ja tunnetaanko henkilöstölehteä. Samassa kyselyssä selviää myös se, osataanko intraa käyttää ja tiedetäänkö sen ominaisuuksista, kuten esimerkiksi siitä, että jokainen voi kommentoida intrassa olevia kirjoituksia.
Palataan asiaan, kun tuloksia on saatu!
Join Intra!
Projektin tavoitteena on lisätä Captol-konsernin intran käyttöä huomattavasti. Projektissa ovat mukana konsernin henkilöstökoordinaattori, markkinointipäällikkö, it-asiantuntija sekä minä projektin vetäjänä.
Aktivointiin liittyvien toimien lisäksi tulemme kehittämään sivuston sisältöä ja teknisiä ominaisuuksia. Projektiryhmän mielipiteiden lisäksi teemme henkilökunnalle kyselyn, jonka tulokset otetaan huomioon intran kehittämisessä.
- intran käyttö aktiivisemmaksi johdon ja muun henkilöstön keskuudessa
- henkilöstöä kiinnostavan tiedon lisääminen intraan
- tiedon parempi löydettävyys
- ”kirpputorin” luominen sivustolle
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Käytössömme oleva intra on hyvin simppeli, vähän Facebookmainen ja yksinkertainen käyttää. Isoissa kansainvälisissä organisaatioissa työskennellessäni olen päässyt tutustumaan myös todella laajoihin intraviidakkoihin, jollaiseen komentissasikin viittasit. Mikä lie sitten paras? Pieni, yksinkertainen ja "perustiedot omaava" vai iso, laaja ja "kaikenkattava"?
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Meillä Intra toimii ainoastaan siitä syystä, että kaikki ajankohtainen tieto laitetaan sinne, eikä kaikkia koskevaa informaatiota enää lähetellä sen lisäksi sähköpostitse. Pakotusta tämäkin tietyllä tavalla, mutta jollainlailla informaatio- ja sähköpostitulvaa on pakko yrittää hallita.
Meillä toimii myös aika hyvin keskustelualusta joka on Intran sisällä. Sinne laitetaan aina ajankohtaisista asioista ja tapahtumista uusi keskustelu. Tästä on hyviä kokemuksia. Mutta te saatte varmasti kyselyn avulla tietoa niistä asioita mitkä teillä toimivat.
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Olen itse sitä mieltä, että ainoa tapa saada intra aktiiviseksi on laittaa sinne kaikki tieto, joten siellä on pakko käydä ja se tulee aidosti osaksi päivittäistä työskentelyä
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Entä miten saadaan ihmiset hakemaan intrasta kaikki sinne viety, kaivattu tärkeä tieto? Ihmiset ovat tottuneet kysymään asioita ihmisiltä, joilta he tietävät saavansa vastauksen ja näin ollen ei tarvitse mennä intraan... Onko odotettava, että nämä ihmiset , joilla tietoa on, katoavat organisaatiosta ja vasta sitten porukka lähtee itsenäisesti intrasta etsimään vastauksia kysymyksiinsä?? Omalla kohdallani on käynyt näin, että kun ystävällisesti taas kerran johonkin kysymykseen vastasin ja laitoin sitten linkin intraan, että täältä löytyy tarkempi tieto, niin sain puskaradion kautta kuulla, että onpa tyypistä tullut pollea kun ei enää viitsi vastata yksinkertaisiin kysymyksiin. Tarkoitukseni oli kuitenkin ystävällisesti ohjata ja aktivoida henkilöitä intran käyttöön :)
Ehkäpä tosiaan palkitseminen olisi oiva keino, kuten Sanna kirjoittaa! Lasten kasvatuskeinot siis käyttöön, jos ei auta uhkailu ja kiristys, niin lahjonta varmaan sitten ;)
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Harmittavan usein tietoa on, varmasti pakostakin, niin paljon, että mieluummin soittaa jollekin kuin alkaa etsiä tietoa intrasta. Meillä oli aikaisemmin ainakin ihan yleinen vitsi, että tieto on intrassa. Palavereissa tai muissa tilaisuuksissa sanottiin aina, että lisätietoa on intrassa - kukaan ei vain löytänyt tietoa sieltä!
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Tosin, tietty myös kerron mistä sieltä, kun se HR:n toimenkuvaan kuitenkin kuuluu ;)
Mutta totta tosiaan tuo, että helpompiahan se on joltain kysyä, kun lähteä itse etsimään viidakosta. Varsinkin jos etukäteen tietää, että tietoa on hankala sieltä löytää!
Bongasin muuten, että parhaillaan on menossa Suomen Paras Intranet-kilpailu. Siitä ja hyvän intranetin ominasuuksista, voi lukea lisää linkistä:
http://www.suomenparasintranet.fi/. Sivuilla mainittuun yhdeksän kohdan listaan voisi vielä lisätä, että hyvän intranetin ominaisuuksiin kuuluu helppo tiedon löydettävyys, mutta ehkä sen on ajateltu sisältyvän kohtaan "tukee ja nopeuttaa päivittäistä tiedonkulkua"?
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Itse olen saanut käyttää sekä hyviä että huonoja introja työurallani. Hyvän merkki on erityisesti se, että se ei ole liian raskas, tieto on helposti löydettävissä ja tieto on ajantasalla! Eli voit luottaa tiedon olevan oikeaa mitä intrasta luet. Jokaisen intran osa-alueen päivitys on vastuutettava yhdelle henkilölle (ei tiimille, koska jaettu vastuu ei vain toimi) ja on olemassa erilaisia intran päivitystä helpottavia työkaluja. Esim. voidaan määritellä, että ko. työkalu lähettää tietyn osa-alueen vastuuhenkilölle sähköpostiviestin, kun on mennyt tarpeeksi aikaa edellisestä päivityksestä.
Tällaisia ajatuksia näin itsenäisyyspäivänä tuli mieleen :)
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Sinnikkyys tässä intra hommassa on kyllä valttia ja toivon totisesti, että se vielä palkitaan. Sisällön syöttö ja sen päivittäminen vie paljon aikaa ja on todella harmi jos sitä ei haluta, osata tai viitsitä käyttää.
Olen samaa mieltä kanssasi intra pakotetusti aloitussivuna ajatuksesta ja ihmettelin itsekin miksi ja miten osalle väkeä tämä asia tuntuu olevan ihan mahdoton ajatus. Onkohan tässä kysymys osaamisen puutteesta? Vai johtuuko negatiivinen suhtautuminen vaan muutoksen aiheuttamasta pelosta?
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
- Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja