Henkilöstölehti vs. Intra

Digitaallisuuden tulvassa moni yritys pohtii henkilöstölehden tarpeellisuutta ja intranetin riittävyyttä. Intraan verrattuna painettu henkilöstölehti on vanhanaikainen, hidas ja kallis. Intraan verrattuna lehti on helppo ottaa mukaan kahvipöytään, kotimatkalle tai oman sohvan nurkkaan ja se tuntuu hyvältä kädessä. Intran ylivertaisuus on tiedonvälittämisen helppoudessa ja nopeudessa, kun vastaanottajat istuvat valmiiksi koneiden äärellä. Mutta entäs he, jotka eivät työskentele tietokoneella?

Teollisuudessa, julkisella sektorilla ja muilla työvoimavaltaisilla aloilla ei sähköinen viestintä välttämättä tavoita kuin osan henkilökunnasta. Henkilöstölehti on toimiva viestinnän väline, kun toimipisteitä on useita, kuten rakennusalalla. Yhteishengen kannalta on tärkeää jakaa tietoa toimipisteiden välillä.

Kun viestinnän tavoitteet on mietitty ja sen jälkeen määritetty kanavien sisällöt, huomataan että intralle on oma paikkansa ja henkilöstölehti tukee sitä. Ne kuuluvat yhteen ja täydentävät toisiaan. Lehdessä uutisoiduista asioista voi jatkaa keskustelua intrassa, intrassa uutisoitujen asioiden taustoja avataan lehdessä. Löytyykö kanavien tavoitteiden välillä eroa? Mielestäni intra keskittyy enemmän tiedon välitykseen ja arkiviestintään, henkilöstölehti taas strategian välittämiseen ja yhteisöhengen luomiseen ja ylläpitoon.

Lehti ei saa olla itsestäänselvyys, vaan yhteisöllä pitää olla tarve saada ja siksi myös tuottaa henkilöstölehti. Kun tiedetään miksi lehti tarvitaan, tiedetään millaista sisältöä sinne pitää tuottaa. Toimiva henkilöstölehti tehdään ammattimaisella journalistisella otteella. Nykypäivän henkilöstölehtien sisällöksi ei riitä virkistyspäivien muistelo tai yrityksen henkilökunnalle vuokrattavien mökkien esittely.

Lehteä ei pidä perustaa kriiisin keskelle, vaikka henkilöstölehtien juuret ovatkin lähtöisin kansallisesta kriisistä. Henkilöstölehdet syntyivät sota-aikana, kun tarvittiin tiedonvälittäjiä kodin ja rintaman välille Henkilöstölehti on parhaimmillaan taustoittamassa intrassa tiedotettuja asioita ja toisaalta luomassa yhteisöhenkeä. Tässä tehtävässä se on myös säilyttänyt asemansa hyvin.

Henkilöstölehti on aivan liian hidas kriisiviestintään. Lehden tekeminen on pitkäjänteistä työtä ja vaikka kriisin keskellä tuntuisi, että aiheita piisaa, kriisin laannuttua voi edessä olla aihekato ja lehti kuihtuu. Yhteisölehteä tarvitaan kipeimmin jälkihoitoon ja ennakkoapuun. Huomioitava asia on myös sisältöjen ero siltä osin, että henkilöstölehti leviää vaivoitta yrityksen ulkopuolisten käsiin, mutta intraan pääsee laillisesti vain oma henkilöstö.

Etevassa (Tiinan työpaikka) lehti aloitettiin reilua vuotta ennen tulossa olevaa fuusiota. Yritykseen oltiin fuusioimassa toista samankokoista yritystä, jossa fuusion vastustus oli voimakasta. Lehden tarkoitus oli luoda me-henkeä tulevaan yritykseen ja poistaa yhdistymisen aiheuttamia pelkoja ja muutosvastarintaa. Lehdessä tuotiin esiin sekä johtoa että kenttähenkilöstöä yksittäisinä henkilöinä. Tuomalla kasvoja tutuiksi ja avaamalla hieman myös yksityiselämää, yritettiin vähentää emoyhtiön ja sen henkilöiden demonisoimista. Toiminnan ja yksiköiden kuvauksilla tavoitteena oli tuoda esiin sitä, että vaikka nimi muuttuu, kaikkien yksiköiden toiminta on suurin piirtein samanlaista ja näin ollen myös saa pysyä entisellään.

Ensimmäisenä, fuusiota edeltäneenä vuonna lehti ilmestyi kuusi kertaa, mutta sen jälkeen ilmestymiskertoja on ollut neljä vuosittain.Nyt yhteistä taivalta on kuljettu kolme vuotta ja lehden tarkoitusta on juuri hieman muutettu: päätehtävänä on nyt taustoittaa intrassa tiedotettuja asioita. Tällä pyritään varmistamaan toiminnan yhtenäisyys ympäri laajaa kenttäämme. Toimipisteitä on nimittäin yli 200 ja paikalliset tavat juurtuvat ja rönsyävät helposti. Juttujen aiheista myös kehotetaan jatkamaan keskustelua intran keskustelupalstalla. Me-hengen vahvistaminen on säilynyt lehden tehtävänä, mutta se on nyt toissijainen tavoite.

Henkilöstölehti eli kulta-aikaansa 70-luvulla, kun yritysdemokratia lisääntyi ja sisäistä viestintää kehitettiin. Digimaailmassakaan henkilöstölehti ei ole kuolemassa sukupuuttoon. Parhaimmillaan intra ja henkilöstölehti täydentävät toistensa tarkkaan määriteltyjä tehtäviä. 

Henkilöstölehti vai intranet? Molemmat.


Lähteet: Mykkänen 1998. Yhteisölehti - tekijän opas, ProCom historiahanke